Bytte ERP-system: slik vet du at det er på tide

Få selskaper bytter ERP-system fordi det er gøy. De bytter når hverdagen er blitt mer tungvint enn byttet. Her er tegnene som oftest ligger bak, hvordan du veier dem, og hva du gjør hvis svaret blir ja.

Når er det på tide å bytte ERP-system?

Det er på tide når systemet koster dere mer tid, penger eller kontroll enn et bytte ville gjort. Et gammelt system er ingen grunn i seg selv. Et system som stopper veksten, er det. Det gjelder enten dere kaller det ERP-system eller økonomisystem. Tabellen viser seks tegn, og hva de betyr i praksis.

Ett eller to av tegnene kan dere leve med en stund. Fire eller flere betyr at dere allerede betaler for det gamle systemet hver måned, i arbeidstid og i dårligere beslutningsgrunnlag.

Hva koster det å vente?

Regn på det. Ta tiden som går med til dobbeltregistrering og manuelle rapporter hver måned, ganger timekostnaden, ganger antall måneder til dere kunne vært i gang med et nytt system. Det er kostnaden ved å vente. Bruk deres eget tall, ikke et snitt.

Eksempel på oppsettet, ikke data: Bruker to personer til sammen ti timer i måneden på å overføre opplysninger for hånd, blir det 120 timer på et år. Gjør samme utregning for deres rutiner, så ser dere om byttet lønner seg.

Hvordan foregår et bytte av ERP-system?

Et bytte følger i grove trekk de samme stegene uansett system.

1. Kartlegg dagens arbeidsmåte. Skriv ned hvilke rutiner som finnes, og hvilke som faktisk trengs.
2. Skriv kravlisten. Et utgangspunkt finnes i Kravspesifikasjon ERP-system.
3. Velg system og partner. Sammenlign på de samme spørsmålene, se Guide ERP-system.
4. Flytt data. Bestem hva som skal med: åpne poster, artikler, kunder, historikk.
5. Bygg, test og lær opp brukerne.
6. Gå i drift, og følg opp at systemet gjør det dere valgte det for.

Hvordan hvert steg foregår hos Confect, er beskrevet i Hele reisen med Confect.

Hvilke feil er vanligst ved byttet?

De fleste bytter som går galt, gjør det før avtalen, ikke etter. Fire feil går igjen.

Kravlisten skrives før målet

En kravliste som skrives for tidlig, beskriver hvordan dere jobber i dag, ikke hva dere vil oppnå. Begynn med spørsmålene: Hva hindrer dere i å vokse, hvilke rutiner tar for lang tid, og hvor forsvinner opplysninger mellom systemene? Kravene følger av svarene.

Systemet vurderes, men ikke partneren

En god demo sier lite om hvordan innføringen går. Spør hvem som gjør jobben, hva de har gjort i deres bransje, og hva som skjer når noe går galt etter driftsstart. Be om å få snakke med en eksisterende kunde.

Egen tid regnes ikke med

Spør hva partneren gjør, og hva dere forventes å gjøre. Svaret avgjør hvor mye av tiden til nøkkelpersonene deres som går med. Det skal stå i planen før dere signerer.

Dataene ryddes ikke

Et bytte er den beste anledningen til å fjerne duplikater, gamle artikler og en kontoplan som har vokst av seg selv. Ryddige og strukturerte data er også det AI-funksjoner trenger for å gi riktige svar.

Hvordan unngår du å ta med gamle rutiner?

Den vanligste feilen ved et bytte er at systemet byttes, men hverdagen blir den samme. De samme manuelle stegene, bare i et nyere grensesnitt. Ingen har bestemt at en rutine skal leve videre. Den følger med fordi ingen har spurt.

Spør derfor ved hver rutine: Trengs den, og hvorfor? Rutiner som finnes fordi det gamle systemet krevde dem, kan forsvinne. Rutiner som dekker et reelt behov, bygger dere inn i det nye systemet. Gjør det før dere bygger, ikke etter.

Hva skjer med dataene ved byttet?

Dere bestemmer hva som flyttes. Oftest er det kunder, leverandører, artikler, åpne poster og saldoer. Bestem også hva som skal skje med eldre historikk, siden alt sjelden trenger å inn i det nye systemet.

Rydd før flyttingen, og kontroller summene etterpå, slik at reskontro og saldoer stemmer med det gamle systemet.

Hvordan vet du at byttet ga effekt?

Sett målet før dere bytter. Et tall med en dato, for eksempel at månedsavslutningen skal være klar på fem arbeidsdager. Bestem hvilken rapport i systemet som viser resultatet. Ellers vet dere etterpå bare at systemet er nytt.

Confect setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, jobber vi videre til det er nådd, uten å fakturere mer.

Hva bør det nye systemet klare?

Det kommer an på selskapet, men tre krav går igjen. Systemet skal være skybasert, slik at oppdateringene skjer løpende. Det skal ha ferdige integrasjoner mot CRM, lager og banker. Og det skal være mulig å vokse i, med flere brukere og selskaper uten et nytt systembytte. Les hvordan Visma Net er bygget opp, eller sammenlign det med andre systemer på sammenligningssidene. Bytter dere fra et bestemt system, finnes det sammenligninger for blant annet Tripletex, Visma Global og Visma Business.