Kravspesifikasjon for ERP-system
172 krav i 17 områder, fra regnskap og lager til AI, integrasjoner og sikkerhet. Tilpasset norske regnskapsregler. Sett prioritet på hvert krav og skriv hvorfor dere trenger det.
Gratis og ingenting å laste ned. Lagre kravspesifikasjonen, del den med kollegene eller send den til oss.
- 1
Start med nåsituasjonen: hva tar mest tid i dag, og hvor vil dere være om ett år?
- 2
Gå gjennom kravene område for område og sett prioritet. Legg til egne krav der våre ikke strekker til.
- 3
Se sammenstillingen, del lenken med kollegene og send kravspesifikasjonen til oss når dere vil.
Start her
Nåsituasjon og ønsket situasjon
En kravliste sier hva systemet skal klare. Den sier ikke hvorfor dere bytter. Fire korte svar gjør kravspesifikasjonen til et grunnlag for et mål dere kan måle.
Slik bruker vi svareneVi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.
01
Regnskap og årsoppgjør
0/11▾
Grunnmuren i systemet: kontoplan, dimensjoner, perioder og årsoppgjør etter norske regler.
Godt å viteI Visma Net lukker dere periodene per modul, og SAF-T Financial eksporteres direkte fra systemet.
-
Kontoplan basert på NS 4102, med mulighet for egne kontoer
-
Dimensjoner som avdeling, prosjekt og objekt på hver transaksjon
-
Regler som konterer gjentakende transaksjoner automatisk
-
Periodisering av inntekter og kostnader over flere perioder
-
Avstemming av balansekontoer med dokumentasjonen knyttet til kontoen
-
Periodelukking per modul, så ingen bokfører i en lukket periode
-
Bilag med vedlegg og sporbarhet fra rapport til bilag, slik bokføringsloven krever
-
Eksport av SAF-T Financial til Skatteetaten
-
Budsjett og prognose per konto og dimensjon
-
Hovedbok i flere valutaer med omregning til regnskapsvaluta
-
Underlag til årsregnskap, skattemelding og revisor
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
02
Kundereskontro og fakturering
0/12▾
Fra faktura til innbetaling, og hva som skjer når kunden ikke betaler.
-
Utgående EHF-faktura via Peppol
-
eFaktura og AvtaleGiro til privatkunder
-
KID på fakturaene og automatisk avstemming av KID-innbetalinger
-
Samlefaktura for flere ordrer eller leveranser
-
Planlagt fakturering
-
Fakturaer på kundens språk og i kundens valuta
-
Kundegrupper og kategorier for priser, rapporter og oppfølging
-
Automatiske purringer og rentenotaer
-
Flere betalingsmåter, for eksempel bankoverføring, kort og Vipps
-
Aldersfordelt kundereskontro
-
Kredittgrense per kunde med varsel og ordrestopp
-
Integrasjon med inkassobyrå for ubetalte fakturaer
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
03
Avtaler og abonnement
0/9▾
For dere som fakturerer samme kunde måned etter måned.
Godt å viteYounium håndterer abonnements- og bruksbasert fakturering, inntektsføring etter IFRS 15 og purringer, og integreres med Visma Net.
-
Gjentakende fakturaer fra avtaler, med eget intervall per avtale
-
Avtalevilkår med start, slutt, oppsigelsestid og automatisk fornyelse
-
Indeksregulering og prisjustering på eksisterende avtaler
-
Tillegg, gebyrer og rabatter per avtale
-
Fakturering etter faktisk bruk
-
Inntektsføring over avtaleperioden etter IFRS 15
-
Oppfølging av gjentakende inntekter, MRR og ARR
-
Avtale- og fakturahistorikk per kunde
-
Avtaler og kundedata synkronisert med CRM
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
04
Leverandørfakturaer og godkjenning
0/14▾
Her går det ofte mest tid. Still krav til hele arbeidsflyten, ikke bare til registreringen.
Godt å viteAnni leser leverandørfakturaen (median 28 sekunder), kontrollerer kontonummer og duplikater, matcher mot innkjøp, avtale eller ordre og foreslår kontering per linje. En person godkjenner alltid, og hvert steg logges. Anni leveres eksklusivt av Confect.
-
Fakturaer mottas som EHF via Peppol, som pdf på e-post og via skanning
-
Fakturaen leses automatisk, inkludert linjene
-
Kontonummeret kontrolleres mot leverandøren for å stoppe fakturasvindel
-
Duplikater stoppes før fakturaen bokføres
-
Matching mot innkjøpsordre og varemottak
-
Matching mot avtale for gjentakende kostnader
-
Konteringsforslag per linje basert på regler og tidligere fakturaer
-
Godkjenningsregler per beløp, leverandør, avdeling eller prosjekt
-
Beløpsgrense per godkjenner og fire øyne over et visst nivå
-
Den som har registrert en faktura, kan ikke godkjenne den selv
-
Påminnelse og eskalering når en faktura blir liggende
-
Godkjenning på mobilen, med fakturabilde og kontering på samme skjerm
-
Oversikt over hele fakturakøen og tiden i hvert steg
-
Leverandørfakturaer i utenlandsk valuta
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
05
Bank og betalinger
0/8▾
Avstemming og betalinger som går av seg selv, og kontroll på likviditeten.
-
Automatisk import av kontoutskrifter fra flere banker
-
Automatisk avstemming mot regnskapet, med regler for poster som ikke matcher
-
Betalingsfiler direkte til banken uten manuell filhåndtering
-
Betalingsforslag basert på forfallsdato og likviditet
-
Planlagte betalinger
-
Likviditetsprognose
-
Valutakontoer med automatisk oppdatering av valutakurser
-
Beregning og bokføring av kursdifferanser
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
06
Merverdiavgift og skatt
0/9▾
Riktig mva automatisk, og mva-meldingen rett til Skatteetaten.
-
Mva-koder som følger Skatteetatens standard SAF-T-koder
-
Automatisk bokføring av mva på innkjøp og salg
-
Mva-melding sendt direkte fra systemet til Skatteetaten
-
Rapportering per termin, måned eller år
-
Merverdiavgift ved innførsel av varer
-
Omvendt avgiftsplikt ved kjøp av tjenester fra utlandet
-
Unntak, fritak og reduserte satser
-
Flere mva-registreringer for selskaper som driver i flere land
-
Avstemming av mva mot regnskapet
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
07
Salg og ordre
0/14▾
Fra tilbud til levering og faktura, uten at noe skrives om underveis.
Godt å viteMed Anni blir en bestilling på e-post en ordre uten manuell registrering, og en kollega kontrollerer før den går videre.
-
Tilbud som blir ordre uten at noe skrives om
-
Bestillinger som kommer på e-post, registreres uten manuell avskrift
-
Ordrer fra nettbutikk og EDI direkte inn i systemet
-
Priser og rabatter per kunde, kundegruppe, artikkel, volum og kampanje
-
Margin per ordre og ordrelinje før ordren bekreftes
-
Kredittkontroll før ordren slippes, og automatisk frigivelse når kunden har betalt
-
Ulike leveringsdatoer per ordrelinje
-
Delleveranser og oversikt over restordrer
-
Reservasjon av lagervarer til ordre
-
Plukklister og følgesedler for mange leveranser samtidig
-
Frakt på ordre og faktura
-
Returer med årsakskode, som kreditnota eller erstatningsvare
-
Egne ordretyper
-
Samme ordrestatus for alle, fra tilbud til faktura
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
08
Innkjøp
0/8▾
Kjøp riktig mengde til riktig tid, og følg opp leverandørene.
Godt å viteEazyStock fra Syncron gir prognoser, bestillingspunkter og innkjøpsforslag, og har en sertifisert integrasjon med Visma Net.
-
Innkjøpsordre opprettes direkte fra salgsordre
-
Direkte levering fra leverandør til kunde
-
Innkjøpsforslag basert på saldo, minimum og maksimum
-
Innkjøpsforslag basert på prognose, sesong og omløpshastighet
-
Leverandørpriser i flere valutaer og med trappepriser
-
Rabatter per leverandør, artikkel, artikkelgruppe og volum
-
Varemottak helt eller delvis, med sporbarhet
-
Oppfølging av leverandører: leveringspresisjon, pris og volum
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
09
Lager og logistikk
0/13▾
Samme saldo på gulvet og på kontoret.
Godt å viteBitlog WMS og BX Logistics fra BX Software tar varemottak, plukk og utlevering med skanning. I Anni leser håndterminalen GS1-128, EAN, DataMatrix og QR og skriver ut palletiketter med SSCC.
-
Flere lagre med egne saldoer og lagerverdier
-
Lagerplasser som styrer tilgjengelighet, salg og varemottak
-
Flytting mellom lagerplasser og lagre med årsakskode
-
Verdsettelse med standardkost, gjennomsnitt, FIFO eller unik pris
-
Varetelling med årsakskoder, også løpende telling
-
Flere enheter per artikkel
-
Strekkoder og alternative artikkelnumre
-
Batch- og serienummer med best før-dato
-
Varemottak, plukk og utlevering med håndterminal
-
GS1-etiketter med SSCC på pall
-
Mottakskontroll med avvik ved varemottak
-
Pakkeartikler og montering
-
Lagersaldo i sanntid for salg og kundeservice
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
10
Prosjekt og viderefakturering
0/10▾
Lønnsomheten mens prosjektet pågår, ikke når det er ferdig.
Godt å viteSmart Vidarefakturering er Confects app i Visma Net: velg leverandørfaktura og linjer, legg på påslag og få kundefakturaen med bilagene. Trenger dere ressursplanlegging og flere prismodeller, er Visma Severa bygd for tjenestebedrifter.
-
Prosjekter, delprosjekter og aktiviteter
-
Prosjektmaler for samme oppsett hver gang
-
Prosjektbudsjett sammenlignet med faktisk resultat mens prosjektet pågår
-
Timer og utlegg registrert direkte på prosjekt
-
Fakturering etter medgått tid, fastpris og à konto
-
Endringsmeldinger og tilleggsarbeid registrert og fakturert for seg
-
Kostnader fra leverandørfakturaer viderefakturert med påslag per linje
-
Vedlegg fra leverandørfakturaen følger med til kundefakturaen
-
Regler for fordeling og fakturering som styrer bokføringen
-
Prosjektlønnsomhet og faktureringsgrad
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
11
Anleggsmidler
0/7▾
Fra anskaffelse til avhendelse, med riktige avskrivninger hver måned.
-
Register over alle anleggsmidler, integrert med hovedboken
-
Anskaffelse, avhendelse og utrangering
-
Lineære og andre regnskapsmessige avskrivningsmetoder
-
Automatisk beregning og bokføring av avskrivninger
-
Skattemessige avskrivninger etter saldogrupper, ved siden av de regnskapsmessige
-
Dekomponering av anleggsmidler
-
Restverdi og levetid per eiendel
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
12
Rapporter og analyse
0/9▾
Tallet i møtet, ikke to timer etterpå.
Godt å viteAI-assistenten i Anni svarer basert på flere kilder på en gang, for eksempel regnskap, ordre, lager og prosjekt.
-
Balanse, resultat og kontantstrøm i sanntid
-
Egne rapportmaler som dere bygger selv
-
Flere dimensjoner i samme rapport
-
Fra rapport ned til bilag med ett klikk
-
Planlagt utsending av rapporter
-
Nøkkeltall for ledelse og styre som oppdateres hver dag
-
Spørsmål om selskapet på vanlig norsk, med svar fra regnskapet
-
Rapporter og nøkkeltall på mobilen
-
Eksport til BI-verktøy som Power BI
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
13
Flere selskaper og konsern
0/7▾
For dere med mer enn ett selskap, i ett eller flere land.
-
Flere juridiske selskaper i samme system
-
Felles registre for kunder, leverandører og artikler
-
Bytte mellom selskaper uten å logge ut
-
Konserninterne transaksjoner med automatisk avstemming
-
Konsolidering, elimineringer og konsernrapporter
-
Budsjett og analyse på tvers av selskaper
-
Selskaper i flere land og valutaer
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
14
AI og automatisering
0/9▾
Nytt område. Her skiller systemene seg mest i dag.
Godt å viteVisma Net automatiserer over 170 rutiner, og med AI Connect integrerer dere AI-assistenter med systemet. Anni legges oppå Visma Net eller Severa og leveres eksklusivt av Confect.
-
Leverandørfakturaer tolkes, matches og konteres uten manuell registrering
-
AI foreslår og en person godkjenner, med hvert steg logget
-
Synlig sikkerhet per AI-forslag, med varsel når den er lav
-
Bestillinger på e-post blir ordre uten manuell avskrift
-
Spørsmål om selskapet besvares fra flere kilder på en gang
-
Valg av AI-motor per selskap, også en motor der data ikke forlater systemets miljø
-
Eksterne AI-assistenter kan integreres med systemet med samme tilganger som brukeren
-
Oversikt over hvor stor del av rutinene som er automatisert
-
Automatisering som legges oppå eksisterende system, uten migrering
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
15
Integrasjoner og API
0/13▾
ERP-systemet skal snakke med resten av virksomheten. Skriv inn systemene dere allerede har.
Godt å viteLønn inngår i Visma Net gjennom Visma Net Payroll. Vi integrerer blant annet HubSpot, EazyStock, Bitlog WMS, BX Logistics, Younium, GetAccept og Vainu. Anni har ferdige integrasjoner med Opter, Transpa, AddSecure, Automile, Idha, Fieldly og Universal Robots.
-
Åpent og dokumentert API
-
Sertifiserte integrasjonspartnere med ferdige integrasjoner
-
CRM, så kunde, ordre og avtale finnes på ett sted
-
Lønnssystem med a-melding, integrert med regnskapet
-
Lagerstyring (WMS) og lageroptimalisering
-
Abonnementsfakturering
-
Tilbud og e-signering
-
Transportledelse, kjøretøy og kjørebok
-
Byggapp og elektronisk mannskapsliste
-
Nettbutikk og EDI
-
Innlogging med Microsoft 365 og Entra ID
-
Oppslag i Brønnøysundregistrene
-
Tydelig ansvar for at integrasjonene fungerer etter oppstart
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
16
Sikkerhet og tilganger
0/10▾
Spørsmålene IT-ansvarlig og revisor kommer til å stille.
Godt å viteVisma Net er sertifisert etter ISO 27001:2022, overvåkes døgnet rundt og driftes i Azure i Norge. Anni driftes i Sverige med egen database per kunde og innlogging med Entra ID.
-
Roller og tilganger per bruker, selskap og modul
-
Logg over hvem som har gjort hva og når, som ikke kan endres
-
Innlogging med tofaktor, Entra ID eller BankID
-
Regnskapsmateriale oppbevart i Norge eller et annet EØS-land, i den tiden bokføringsloven krever
-
Sertifisering etter ISO 27001
-
Kryptering av data ved lagring og overføring
-
Sikkerhetskopi og gjenoppretting med kjent gjenopprettingstid
-
Overvåking døgnet rundt
-
Støtte for GDPR, for eksempel innsyn og sletting
-
Oppdateringer uten nedetid
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
17
Import og flytting av data
0/9▾
Kravene til leverandøren, ikke bare til systemet.
Godt å viteVi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.
-
Fast pris på implementeringen
-
Et målbart effektmål med dato, som resultatet måles mot etter oppstart
-
Flytting av registre, åpne poster og saldoer
-
Flytting av historikk, med beslutning om antall år og nivå
-
Avstemming av flyttede data mot det gamle systemet
-
Opplæring i hvordan dere jobber, ikke bare i systemet
-
Plan for oppstart og eventuell parallellkjøring
-
Support på norsk etter oppstart, med kjent svartid
-
Oppfølging av effekten etter oppstart
Ingen krav å vise i dette området med valgt filter.
Sammenstilling
Kravspesifikasjonen deres i tall
Antall krav per prioritet og område. Kravene dere har satt som Må, står i listen under tabellen.
| Område | Må | Bør | Kan | Ikke aktuelt |
|---|---|---|---|---|
| Totalt | 0 | 0 | 0 | 0 |
Kravene dere må ha
Lenken inneholder alt dere har fylt inn akkurat nå. Den som åpner den, kan jobbe videre i sin egen nettleser. Del den på nytt når dere har endret noe.
Send kravspesifikasjonen til oss
Vi går gjennom svarene deres og tar kontakt for å avtale et møte om nåsituasjonen og ønsket effekt med nytt system.
Takk. Vi har mottatt kravspesifikasjonen deres og tar kontakt snart.
Lagre kravspesifikasjonen
Fortsett der dere slapp
Et systemvalg tas sjelden på én dag. Legg igjen navn og e-post, så lagres kravspesifikasjonen i denne nettleseren, og dere får en personlig lenke som åpner den hvor dere vil.
Det dere fyller inn, blir i nettleseren deres og i lenken. Vi lagrer bare kontaktinformasjonen, til dere selv velger å sende kravspesifikasjonen til oss.
Kravspesifikasjonen er lagret
Endringer lagres automatisk i denne nettleseren. Vil dere åpne kravspesifikasjonen på en annen datamaskin, lagrer dere lenken.
Lenken inneholder det dere har fylt inn akkurat nå. Kopier den på nytt når dere har endret noe.
Vil dere vite hva kravene betyr for dere?
I et møte om nåsituasjon og ønsket situasjon går vi gjennom kravene dere må ha, og hva et bytte vil gi, regnet på deres egne tall. Dere går derfra med et forslag til effektmål.
Våre konsulenter gjennomførte den aller første Visma Net-implementeringen og har siden gjennomført over 300.
Vanlige spørsmål
Spørsmål om kravspesifikasjon for ERP-system
Hva er en kravspesifikasjon for ERP-system?
En liste over hva et nytt ERP-system skal klare, prioritert etter hva som er viktigst for dere. Dere bruker den til å sammenligne leverandører og som grunnlag når dere ber om tilbud.
Hvordan prioriterer dere kravene?
Må betyr at virksomheten ikke fungerer uten. Bør er viktig, men det finnes en vei rundt. Kan er fint å ha. Ikke aktuelt gjelder ikke dere. Hold antallet må-krav nede, ellers blir det vanskelig å se hva som skiller leverandørene.
Hvem bør være med på å lage kravspesifikasjonen?
Økonomi, den som har ansvar for IT, og de som jobber i arbeidsflytene hver dag, for eksempel innkjøp, lager og prosjekt. Daglig leder bør stå bak nåsituasjonen og den ønskede situasjonen. Del lenken, så kan hver enkelt fylle inn sin del.
Hvorfor skal vi beskrive nåsituasjon og ønsket situasjon?
Kravlisten sier hva systemet skal klare. Nåsituasjonen og den ønskede situasjonen sier hva byttet skal gi. Det er grunnlaget for et effektmål som kan måles etter oppstart.
Er kravene tilpasset norske regnskapsregler?
Ja. Kravene om regnskap, mva og anleggsmidler følger norske regler, blant annet SAF-T, mva-meldingen til Skatteetaten og skattemessige avskrivninger etter saldogrupper. Sjekk likevel med revisor hva som gjelder for dere.
Gjelder kravspesifikasjonen bare Visma Net?
Nei. Kravene er skrevet slik at dere kan bruke dem til hvilket som helst ERP-system. Under Godt å vite i hvert område står det hvordan Visma Net, Anni og tilleggsløsningene våre møter kravene.
Lagres det vi fyller inn hos Confect?
Ikke før dere selv sender kravspesifikasjonen til oss. Det dere fyller inn, blir i nettleseren og i lenken. Lagrer dere med skjemaet, lagrer vi bare kontaktinformasjonen.