Manuell dataregistrering: hva den koster, og hvordan du slipper den

En ny kunde legges inn i CRM-systemet. Noen dager senere tastes det samme organisasjonsnummeret og den samme adressen inn i økonomisystemet, og kanskje en tredje gang i prosjektsystemet. Ingen har bestemt at det skal være slik. Det ble slik da systemene ble kjøpt ett om gangen.

Hva koster manuell dataregistrering?

Kostnaden er arbeidstiden ganger antall ganger en opplysning tastes inn, pluss tiden det tar å rette feil, og svekket tillit til tallene. Den første delen kan regnes ut på et kvarter. Den andre vises sjelden i budsjettet, men et feil organisasjonsnummer kan følge med helt til fakturaen.

Tabellen er et regneeksempel med oppdiktede forutsetninger, ikke statistikk. Bytt ut tallene med dine egne.

Beløpet gjelder bare selve registreringen. Legg til tiden det tar å finne og rette feil. Mål den i en måned ved å la teamet notere hver retting som skyldes en feil eller manglende opplysning.

Hvor oppstår dobbeltarbeidet?

Dobbeltarbeidet oppstår der samme opplysning finnes i mer enn ett system og ingen integrasjon overfører den. Det kalles dobbeltregistrering. Jo flere systemer som er involvert, desto flere steder finnes det å taste inn samme opplysning. Det er vanligst i fire situasjoner:

• Kunde- og leverandøropplysninger som tastes inn i både CRM-system, økonomisystem og prosjektsystem.
• Ordre som kommer på e-post eller som PDF, og tastes inn for hånd.
• Timer og materiell som føres fra prosjektsystemet til fakturagrunnlaget.
• Tall som kopieres mellom Excel-ark for at rapporten skal stemme.

Hvilke feil skyldes manuell registrering?

De vanligste feilene er feiltastede tall, feil kunde eller vare, og opplysninger som er ulike mellom systemer. Feilen vises ofte først når en faktura eller leveranse blir feil. Da har opplysningen rukket å passere flere ledd, og rettingen tar lengre tid enn registreringen gjorde.

To følger er verdt å regne med:

• Rapportene blir mindre pålitelige. Når kundeopplysningene i CRM-systemet og økonomisystemet er ulike, vet ingen hvilken versjon som stemmer.
• Dyktige medarbeidere gjør repeterende arbeid. Tid som skulle gått til avvik, analyse og kunder, går til å skrive av.

Hvordan slipper du å taste inn det samme to ganger?

Begynn med å kartlegge hvor en opplysning tastes inn mer enn én gang. Velg deretter én av tre veier: integrer systemene slik at opplysningen registreres én gang, flytt oppgaven til systemet som eier opplysningen, eller fjern den hvis ingen bruker opplysningen. Gjør det i denne rekkefølgen:

1. List opp opplysningene som tastes inn mer enn én gang: kunde, vare, ordre, prosjekt.
2. Mål tiden per opplysning og måned.
3. Bestem hvilket system som eier opplysningen. Det systemet er kilden, de andre leser fra det.
4. Integrer systemene eller flytt oppgaven. Begynn med det som tar mest tid.
5. Mål den samme tiden etter en måned, og sammenlign.

I Visma Net ligger økonomi og logistikk i én løsning, så en ordre og økonomien rundt den trenger ikke registreres to steder. Systemet er bygget på åpne API-er og kan integreres med CRM-system og prosjektsystem. Hvilke integrasjoner Confect bygger, ser du under Integrasjoner.

Passer ingen ferdig arbeidsflyt, bygger Confect smarte tillegg: en avgrenset oppgave i systemet du allerede har, som ellers gjøres for hånd.

Vil du ha hjelp til å avgjøre hvilke rutiner du trenger i det hele tatt, før noe bygges? Slik starter Confect hvert prosjekt, og du kan følge stegene i Hele reisen med Confect.