Select
Sammen velger vi hva som skal inn
Vi går gjennom rutinene deres for oppdrag, timer, fakturering og økonomi og bestemmer hvilke som skal følge med. Effektmålet settes her: et tall og en dato.
Reklame- og mediebyråer
ERP-system for reklamebyråer
Økonomi, prosjektstyring, timeføring og fakturering i én løsning. Lønnsomheten per kunde og oppdrag følges i sanntid.
Vi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.
Et ERP-system for reklamebyrå samler økonomi, prosjekt og fakturering, slik at hvert oppdrag kan følges i kroner. Vi implementerer Visma Net, et ERP-system i skyen bygget i Norden, og integrerer det med Severa for prosjekt og timer og med HubSpot for kunder og avtaler. Hver opplysning registreres én gang.
Marginen vises under oppdraget
Budsjett mot utfall per kunde og oppdrag. Med timeføringen fra Severa ser dere hvor timene går, mens det fortsatt går an å styre.
Timepris, fast pris og retainer
Alle tre prismodellene faktureres i samme flyt. Grunnlaget bygger på førte timer og avtaler, ikke på en sammenstilling i etterkant.
Utlegg som faktureres videre
Trykk, produksjon og mediekjøp kommer inn som leverandørfakturaer og faktureres videre til kunden med underlaget vedlagt.
I dag
Timelisten fylles ut på fredag ettermiddag
Timene føres der teamet allerede jobber.
I Severa føres timene i mobilen eller på datamaskinen, mot riktig oppdrag og fase. Med Severa MCP kan ukens timer også føres via Claude eller Copilot.
I dag
Lønnsomheten regnes ut når oppdraget er ferdig
Budsjett mot utfall følges i sanntid.
Timer, utlegg og fakturert samles per oppdrag. Prosjektlederen ser marginen mens det fortsatt går an å snakke om omfanget med kunden.
I dag
Utlegg faktureres videre for hånd
Leverandørfakturaen blir kundefaktura.
Med Smart Vidarefakturering i Visma Net velger dere faktura, kunde og linjer. Appen lager kundefakturaen med vedleggene og lagrer den som utkast, så dere kan gjennomgå den før noe sendes.
I dag
Bemanningen planlegges i et regneark
Ressursplanen ligger der timene føres.
I ressursplanleggingen i Severa ser dere belegg og kapasitet uker fram i tid, og hvem med riktig kompetanse som er ledig til neste oppdrag. Med Anni oppå, integrert med Severa, får byråledelsen oversikten og grunnlaget i nøkkeltallene.
Reklame
Reklamebyråer
Kampanjer med mange leveranser og sene endringer.
Oppdrag og faser i Severa med budsjett per leveranse. Tid utenfor avtalt omfang vises på egne linjer og kan prises før den brukes opp.
Kommunikasjon
Kommunikasjons- og PR-byråer
Retainere med et avtalt antall timer per måned.
Retaineravtalen ligger i Severa, og forbruket vises løpende. Fakturaen lages fra avtalen og bokføres i Visma Net.
Media
Mediebyråer
Store mediekjøp som skal faktureres videre.
Leverandørfakturaene for mediekjøpene kommer inn i Visma Net og faktureres videre med Smart Vidarefakturering. Honorar og mediekostnad kan følges hver for seg per kunde.
Digitalt
Digitalbyråer og webbyråer
Utviklingsprosjekter og løpende forvaltning.
Prosjektene følges i Severa, og forvaltningen faktureres som avtale. HubSpot samler pipeline, tilbud og fornyelser.
Design
Design- og merkevarebyråer
Fast pris per prosjekt og få, men store oppdrag.
Fast pris med budsjett per fase i Severa. Dere ser tidlig om et prosjekt tar mer tid enn tilbudet regnet med.
Produksjon
Film- og produksjonsselskaper
Frilansere, leid utstyr og kostnader per produksjon.
Kostnadene bokføres på produksjonen i Visma Net. Utlegg for frilansere og utstyr faktureres videre til kunden med underlaget.
Byrågrupper
Byrågrupper med flere selskaper
Flere selskaper, merkevarer og noen ganger valutaer.
Flere selskaper og valutaer i samme Visma Net, med rapporter per selskap og for hele gruppen. Rapporteringen inngår i Visma Net.
Deres byrå
Mangler dere typen byrå?
Fortell hvordan dere selger og leverer i dag. Vi viser hvordan det kan legges opp for dere.
Regn på effekten dere kan få
Vi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.
Et mål med tall og dato
For eksempel at fakturagrunnlaget for alle retainere er klart første arbeidsdag etter månedsskiftet, senest 30. juni. Bare effektmål omfattes av garantien.
Fast pris på implementeringen
Lisensene for Visma Net, Severa og HubSpot er egne poster som dere kjenner fra start.
Deres del av avtalen
Dere utpeker en ansvarlig, deltar på effektmøtene og bruker systemet. Nye ønsker prises åpent og på forhånd.
Effektmøter uten kostnad
Hver tredje til sjette måned ser vi på hvor dere står mot målet. Først resultatet, så neste steg.
AI som gjør forarbeidet
i byråets arbeidsflyter
Anni legges oppå Visma Net eller Severa, så dere beholder systemet. Anni leser, tolker og foreslår, og en person hos dere godkjenner. Start med arbeidsflytene som er enklest å automatisere, som leverandørfakturaene, så frigjør dere tid med en gang. Den tiden bruker dere så på de mer kompliserte rutinene, som vi automatiserer med Anni i neste steg. Anni leveres eksklusivt av Confect.
Leverandørfakturaer
Matchet mot riktig oppdrag
Fakturaen for trykk, foto eller mediekjøp matches mot avtale eller mot prosjektet i Severa. Anni kontrollerer bankkonto og duplikater og stopper det som ser feil ut. En person godkjenner.
Ressursallokering
Oversikten før neste oppdrag
Anni og Severa synkroniserer prosjekter og kunder, og prosjektdataene vises i nøkkeltallene i Anni. Det gir oversikten og grunnlaget for hvem som gjør hva og når. Selve bemanningen planlegges i Severa.
Innsikt
Spør Anni om hele byrået
Svarene veves sammen fra regnskapet og prosjektdataene fra Severa, med tekst og diagrammer. Nøkkeltallene oppdateres hver natt.
Les mer om Anni
Severa styrer prosjekt, timer og belegg
Oppdrag, faser og budsjett i et prosjektsystem bygget for selskaper som selger tid. Timene føres i mobilen og blir fakturagrunnlag for timepris, fast pris og retainer. Belegget vises uker fram i tid.
Severa er integrert med Visma Net, så fakturaen og bokføringen følger med. Med Severa MCP spør dere om prosjekter og belegg i Claude eller Copilot og fører timelisten der. Et godkjent tilbud blir et prosjekt direkte, med faser og ressursallokering. Hver endring vises først og lagres når dere har godkjent den.
HubSpot samler kunder, avtaler og fornyelser
Pitcher, tilbud og pågående kundedialog i ett CRM. Dere ser hvilke avtaler som er på vei inn og når det er tid til å fornye en retainer.
HubSpot er integrert med Severa og Visma Net, så kundeopplysningene fra en vunnet avtale følger med til oppdraget og fakturaen uten dobbeltregistrering.
Smarte tillegg løser det standardfunksjonene ikke dekker
Vi bygger tillegg som løser en avgrenset oppgave for dere, direkte i Visma Net eller mellom Visma Net og andre systemer. For eksempel at kostnader for trykk og mediekjøp faktureres videre direkte fra leverandørfakturaen.
Smart Vidarefakturering finnes allerede som app i Visma App Store. Kundefakturaen lagres som utkast, så dere kan gjennomgå den før den sendes.
1 / 3
Visma Net integrert med
resten av byrået
Data som skrives inn to ganger, blir før eller siden feil på ett av stedene. Derfor integrerer vi Visma Net med systemene rundt, slik at hver opplysning opprettes ett sted.
Kunden fra en vunnet avtale i HubSpot følger med til oppdraget i Severa. Timene som føres der blir fakturagrunnlag, og fakturaen bokføres i Visma Net.
Eksempel fra avtale til faktura
CRM og salg
HubSpot
Avtalen blir oppdrag
- Kunde
- Kunden AS
- Avtale
- Vunnet
- Kontrakt
- Retainer
Prosjekt og timer
Severa
Oppdrag, timer og grunnlag
- Kunde
- Kunden AS
- Følger med
- Kontrakt
- Retainer
- Følger med
- Timer
- Ført
- Grunnlag
- Klart
Økonomi
Visma Net
Faktura og bokføring
- Grunnlag
- Klart
- Følger med
- Faktura
- Sendt
- Bokført
- Per oppdrag
Vunnet i HubSpot. Registrert én gang. Hele veien til bokføringen.
Hvilke felt som følger med, avgjøres i prosjektet. Anni kan legges oppå både Severa og Visma Net.
Bytt ERP-system til ett
som er bygget for bransjen deres
Ofte er det ikke ERP-systemet som har sluttet å fungere. Det er regnearkene for timer, omfang og fakturagrunnlag rundt som har begynt å koste mer enn systemet. Her er de vanligste byttene vi gjør for byråer.
Fra Visma Business
Når den lokale installasjonen skal til skyen og økonomien skal følge med, uten å bytte leverandør.
Visma Business og Visma NetFra Visma Global
Når Visma Global fases ut, og dere heller vil bytte på egne premisser enn under tidspress.
Visma Global og Visma NetFra Tripletex
Når hvert steg i veksten blir et nytt tillegg, og flere oppgaver gjøres ved siden av systemet.
Tripletex og Visma NetFra Excel og separate verktøy
Når timer, budsjett og fakturagrunnlag ligger i ulike filer og verktøy som ikke henger sammen.
Support
Hjelp fra dem som bygde systemet
Confect står for supporten på systemene vi har implementert. I kundeportalen melder dere inn supportsaker, følger dem og finner svarene selv.
Kundeportalen
Effekten vises i portalen
I portalen ser dere effektmålet, hva som er levert og hva som er på vei. Det er det samme underlaget som vi går gjennom sammen.
Effektmøter
Neste mål settes sammen
Hver tredje til sjette måned ser vi på hvor dere står mot effektmålet og setter det neste. Møtene koster ingenting.
Implementering
Tre steg til effekt
Vi implementerer systemet sammen med dere etter Confect-metoden, fra første møte til oppfølging mot målet.
-
-
Connect
Vi bygger det sammen med dere
Vi setter opp Visma Net, flytter kunder, prosjekter og saldoer og integrerer Severa og HubSpot. Dere tester med egne oppdrag før dere tar systemet i bruk.
-
Effect
Vi følger opp målet sammen
Hver tredje til sjette måned møtes vi på et kostnadsfritt effektmøte og ser på hvor dere står mot målet. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.
Vil dere se hele prosessen steg for steg? Slik går et systembytte til
Greit å vite
Direkte spørsmål om
ERP-system for byråer
Hva er et ERP-system for reklamebyrå?
Et ERP-system for reklamebyrå samler økonomi, fakturering og oppfølging per kunde og oppdrag. I et reklamebyrå må det henge sammen med timene og prosjektene, slik at marginen følges i sanntid. Confect implementerer Visma Net for økonomien og Severa for prosjekt og timer, integrert med hverandre. Implementeringen har fast pris.
Trenger vi både Visma Net og Severa?
Visma Net tar seg av bokføring, fakturering, reskontro og prosjektregnskap. Severa styrer oppdragene: timer, belegg, budsjett mot utfall og fakturagrunnlag. Når prosjektstyringen er avgjørende for driften, trenger de fleste byråer begge, og de er integrert slik at fakturaen og bokføringen følger med. For de minste byråene kan Severa være mer enn det som trengs, og det sier vi i så fall på første møte.
Hvordan planlegger vi ressurser og belegg?
Ressursene planlegges i Severa. Der ser dere belegg og kapasitet uker fram i tid og allokerer medarbeidere etter kompetanse, slik at det er tydelig hvem som gjør hva og når, og om det finnes folk til neste oppdrag. Anni og integrasjonen med Severa gir byråledelsen oversikten og grunnlaget, fordi prosjekter og kunder synkroniseres og prosjektdataene vises i nøkkeltallene i Anni. Implementeringen har fast pris.
Kan vi fakturere timepris, fast pris og retainer i én løsning?
Ja. I Severa settes prismodellen per oppdrag, og grunnlaget bygger på førte timer og avtaler. Retainer, fast pris og løpende timer faktureres fra samme flyt og bokføres i Visma Net. Utlegg for blant annet trykk og mediekjøp kan faktureres videre direkte fra leverandørfakturaen med Smart Vidarefakturering.
Hva koster et ERP-system for et byrå?
Visma Net koster en månedsavgift som avhenger av pakke og transaksjonsvolum, med ubegrenset antall brukere. Severa lisensieres per bruker. Implementeringen har fast pris som dere får før oppstart, og lisensene er separate og kjente poster. På et første møte på 30 minutter går vi gjennom hva som påvirker prisen for dere.
Kan vi automatisere uten å bytte ERP-system?
Ja, med Anni. Anni legges oppå Visma Net eller Severa og tar arbeidsflyter som leverandørfakturaer, avtalesignering og nøkkeltall uten systembytte. Anni foreslår og en person hos dere godkjenner, og hvert steg logges. Anni leveres eksklusivt av Confect.
Hva skjer hvis effektmålet ikke nås?
Vi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer. Målet har et tall og en dato. Det forutsetter at dere har en utpekt ansvarlig, deltar på effektmøtene og bruker systemet.
Hvor lang tid tar det å bytte ERP-system?
Tiden avhenger av hvor mange selskaper, brukere, prismodeller og integrasjoner som skal med. Tidsplanen legges i første fase, sammen med effektmålet og den faste prisen. Et måneds- eller kvartalsskifte er ofte et godt tidspunkt for å ta det nye systemet i bruk. Regn også på hva ventetiden koster: hver måned senere oppstart er en måned uten effekten dere har regnet med.
Sjekkliste
Hvor er
dere nå?
Svar ja eller nei på ti påstander om hvordan oppdrag, timer og fakturering henger sammen hos dere.
- IntegrasjonØkonomi, prosjekt og timer henger sammen uten eksport mellom systemene.
- IntegrasjonEn vunnet avtale blir et oppdrag uten at kunden skrives inn på nytt.
- AutomatiseringFakturagrunnlaget tas fram fra førte timer, uten sammenstilling i Excel.
- AutomatiseringUtlegg for trykk, produksjon og medier faktureres videre uten at fakturaen skrives om.
- SanntidsdataProsjektlederen ser marginen per oppdrag mens det pågår.
- SanntidsdataDere vet neste ukes belegg uten å spørre rundt.
- ProsjektkontrollTid utenfor avtalt omfang vises før den er brukt opp.
- ProsjektkontrollTimene føres senest dagen etter, ikke i slutten av måneden.
- SkalerbarhetDere kan ansette ti flere uten at administrasjonen vokser i samme takt.
- AIDere ser hvilke kunder og oppdrag som bygger lønnsomhet og hvilke som spiser den.
0 til 3 ja. Det finnes flaskehalser som bremser neste vekststeg.
4 til 6 ja. Grunnlaget finnes, men deler av arbeidsflyten holder marginen tilbake.
7 til 10 ja. Dere er rustet til å vokse. AI kan gi neste forsprang.
Fyll inn navn, e-post og selskap, så tar vi kontakt og foreslår et tidspunkt. Det digitale møtet tar 30 minutter. Vi går gjennom hvordan oppdrag, timer og fakturering henger sammen hos dere i dag, og regner på hva det kan gi.
Dere får et forslag til opplegg, integrasjoner og effektmål.