Integrere CRM med ERP-system: hva du vinner, og hvordan du gjør det

CRM og ERP-system har ulike jobber. CRM-et holder orden på kunder, kontakter og avtaler. ERP-systemet holder orden på økonomi, ordre og ofte lager. Uten integrasjon registreres samme opplysning to ganger, og før eller siden blir den feil ett av stedene.

Hva innebærer det å integrere CRM med ERP-systemet?

En integrasjon lar systemene utveksle opplysninger automatisk. Når en selger vinner en avtale i CRM-et, kan ordren opprettes i ERP-systemet. Når en faktura sendes, vises den på kundekortet i CRM-et. Ingen trenger å overføre noe for hånd.

Ingen har bestemt at de samme kundeopplysningene skal registreres to steder. Det ble slik da systemene kom på plass ett om gangen. En integrasjon flytter opplysningen for dere.

Hvorfor bør CRM og ERP-system være integrert?

Fire grunner pleier å veie tyngst:

• Færre feil. Opplysningen registreres én gang, så den kan ikke være ulik i systemene.
• Samme bilde for salg og økonomi. Selgeren ser om kunden har ubetalte fakturaer, og økonomi ser hva som er solgt.
• Kortere vei fra avtale til faktura. Ordren trenger ikke skrives på nytt.
• Bedre grunnlag. Rapporter kan kombinere salg fra CRM-et med regnskapstall fra økonomien.

Det er de grunnene som oftest ligger bak beslutningen. Sett tall på deres egen tid: hvor mange ordre og kunder registreres to ganger i måneden, og hvor lang tid tar det?

Hvordan integrerer du CRM med ERP-systemet?

Følg rekkefølgen, den sparer omarbeid.

1. Bestem hvilket system som eier hvilken opplysning. Kunder opprettes ofte i CRM-et, varer og priser i ERP-systemet.
2. Synkroniser kunder og kontakter, slik at en kunde er samme kunde i begge.
3. Synkroniser varer og prislister, slik at tilbudet bygger på prisene som faktureres.
4. Automatiser ordreflyten: en vunnet avtale blir en ordre i ERP-systemet.
5. Før fakturaer og betalingsstatus tilbake til CRM-et.
6. Følg opp hele kjeden i rapporter: tilbud, ordre, faktura, betaling.

Hvilke felt som følger med, bestemmes i prosjektet. Begynn med få, og bygg ut etter hvert.

Hvilke opplysninger bør synkroniseres?

Bruk tabellen som utgangspunkt, og juster etter rutinene deres. Å bestemme eier per opplysning er det viktigste steget. Uten det skriver systemene over hverandre.

Hvilke feil er vanligst?

Integrasjonen behandles som et IT-prosjekt

Integrasjonen påvirker salg, økonomi og rapportering. Pek ut en eier i virksomheten, og begynn i målet: kortere tid fra avtale til faktura, bedre prognoser eller færre manuelle steg.

Ingen har bestemt hvem som eier opplysningen

Er det uklart hvor kunder, varer og prislister skal endres, får dere to versjoner av samme opplysning. Bestem eier per opplysning og hvilke felt som er obligatoriske.

Integrasjonen bygges fra bunnen uten grunn

En egenbygd integrasjon blir avhengig av enkeltpersoner og må bygges om når virksomheten endrer seg. Kontroller først om det finnes en ferdig.

Arbeidsmåten endres uten at noen har sagt det

Når systemene deler opplysninger, kan ikke selgeren lenger hoppe over obligatoriske felt, og økonomi får opplysningene tidligere. Fortell det på forhånd.

Trenger du et CRM med fakturering?

Sjelden. Fakturering hører hjemme i ERP-systemet, der den henger sammen med bokføring, reskontro og betalinger. Det selgeren trenger, er å se fakturaen og om den er betalt.

Det løser integrasjonen: fakturaen opprettes i ERP-systemet og vises på kundekortet i CRM-et.

Ferdig integrasjon eller bygget?

En ferdig integrasjon er bygget for de vanligste arbeidsflytene og fungerer fra start. En bygget integrasjon lages for dere når systemet ikke finnes blant de ferdige.

Spør også hvem som holder integrasjonen i gang når systemene oppdateres. Confects integrasjoner oppdateres løpende. Se hvordan HubSpot og Visma Net integreres.

Hvilket CRM passer sammen med ERP-systemet ditt?

Det avhenger av hva dere trenger. Kontroller først hvilke integrasjoner som finnes ferdige mellom de to systemene, og hvilke som må bygges. En ferdig integrasjon er rimeligere og går raskere enn en som bygges fra bunnen.

Confect jobber med HubSpot og Visma Net. Kunde- og kontaktdata synkroniseres, og en vunnet avtale i HubSpot kan bli ordre i Visma Net. Les mer i kravspesifikasjonen for CRM hvis du vil formulere kravene før du velger. Har du allerede et CRM og vil bytte, kan du se siden om å bytte CRM til HubSpot.

Hvordan vet du at integrasjonen gir effekt?

Mål to ting før og etter: hvor mange ordre og kunder som overføres for hånd hver måned, og hvor lang tid det tar fra vunnet avtale til sendt faktura.

Sett et mål med tall og dato før dere begynner. Uten det vet dere bare at systemene snakker sammen, ikke at det ble bedre.