Verktøy

Kravspesifikasjon for CRM-system

144 krav i 13 områder, fra kontakter og pipeline til AI, integrasjoner og sikkerhet. Sett prioritet på hvert krav og skriv hvorfor dere trenger det.

Gratis og ingenting å laste ned. Lagre kravspesifikasjonen, del den med kollegene eller send den til oss.

Start med nåsituasjonen: hva tar mest tid i dag, og hvor vil dere være om ett år?
Gå gjennom kravene område for område og sett prioritet. Legg til egne krav der våre ikke strekker til.
Se sammenstillingen, del lenken med kollegene og send kravspesifikasjonen til oss når dere vil.

Start her

Nåsituasjon og ønsket situasjon

En kravliste sier hva et CRM-system skal klare. Den sier ikke hvorfor dere bytter. Fire korte svar gjør kravspesifikasjonen til et grunnlag for et mål dere kan måle.

Slik bruker vi svareneVi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.

Det som tar mest tid i dag Hvordan dere merker det Ønsket situasjon om ett år Hvordan dere vil måle det

Sammenstilling

Kravspesifikasjonen deres i tall

Antall krav per prioritet og område. Kravene dere har satt som Må, står i listen under tabellen.

Område	Må	Bør	Kan	Ikke aktuelt
Totalt	0	0	0	0

Lenken inneholder alt dere har fylt inn akkurat nå. Den som åpner den, kan jobbe videre i sin egen nettleser. Del den på nytt når dere har endret noe.

Send kravspesifikasjonen til oss

Vi går gjennom må-kravene deres mot HubSpot: hva som finnes i standard, hva som krever oppsett og hva det koster, med fast pris på implementeringen og lisensene som separate poster. Deretter tar vi kontakt for å avtale et møte om nåsituasjon og ønsket situasjon.

Lagre kravspesifikasjonen

Fortsett der dere slapp

Et systemvalg tas sjelden på én dag. Legg igjen navn og e-post, så lagres kravspesifikasjonen i denne nettleseren, og dere får en personlig lenke som åpner den hvor dere vil.

Det dere fyller inn, blir i nettleseren deres og i lenken. Vi lagrer bare kontaktinformasjonen, til dere selv velger å sende kravspesifikasjonen til oss.

Kravspesifikasjonen er lagret

Endringer lagres automatisk i denne nettleseren. Vil dere åpne kravspesifikasjonen på en annen datamaskin, lagrer dere lenken.

Din personlige lenke

Lenken inneholder det dere har fylt inn akkurat nå. Kopier den på nytt når dere har endret noe.

Vil dere vite hva kravene betyr for dere?

I et møte om nåsituasjon og ønsket situasjon går vi gjennom kravene dere må ha, og hva et nytt CRM-system vil gi, regnet på deres egne tall. Dere går derfra med et forslag til effektmål.

Snakk med Axel SundströmBook 30 minutter direkte i Axels kalender.

Hva er en kravspesifikasjon for CRM-system?

En liste over hva et nytt CRM-system skal klare, fra kontakter og pipeline til rapporter, AI og integrasjoner, prioritert etter hva som er viktigst for dere. Dere bruker den til å sammenligne leverandører og som grunnlag når dere ber om tilbud.

Hva er forskjellen på et CRM-system og et ERP-system?

CRM-systemet samler kunder, leads og avtaler og støtter salg, markedsføring og kundeservice. ERP-systemet tar regnskap, reskontro, fakturering og lager. De fleste virksomheter trenger begge, integrert slik at kunder, ordre og fakturaer bare registreres én gang. Skal dere bytte ERP-system, finnes kravspesifikasjonen for ERP-system.

Hvordan prioriterer dere kravene?

Må betyr at virksomheten ikke fungerer uten. Bør er viktig, men det finnes en vei rundt. Kan er fint å ha. Ikke aktuelt gjelder ikke dere. Hold antallet må-krav nede, ellers blir det vanskelig å se hva som skiller leverandørene.

Hvem bør være med på å lage kravspesifikasjonen?

Salgssjefen og et par selgere, den som har ansvar for markedsføring, noen fra kundeservice og den som har ansvar for IT. Ta også med økonomi hvis CRM-systemet skal integreres med ERP-systemet. Daglig leder bør stå bak nåsituasjonen og den ønskede situasjonen. Del lenken, så kan hver enkelt fylle inn sin del.

Er kravene tilpasset norske forhold?

Ja. Kravene tar blant annet med lagring av data i EU eller EØS, støtte for GDPR, databehandleravtale og support på norsk. Sjekk personvern og avtalevilkår med den som har ansvar for det hos dere.

Hva bør vi kreve av AI i et CRM-system?

Start med hva AI skal gjøre i hverdagen, for eksempel oppsummere en kunde før et møte eller skrive utkast til e-post. Krev deretter kontrollen: at en person godkjenner det som sendes, at dere vet hva bruken koster og at dere styrer hvilke data AI når.

Gjelder kravspesifikasjonen bare HubSpot?

Nei. Kravene er skrevet slik at dere kan bruke dem til hvilket som helst CRM-system. Når dere sender den til oss, går vi gjennom må-kravene mot HubSpot.

Lagres det vi fyller inn hos Confect?

Ikke før dere selv sender kravspesifikasjonen til oss. Det dere fyller inn, blir i nettleseren deres og i lenken dere deler. Vi lagrer bare kontaktinformasjonen når dere har lagt den igjen.

Kravspesifikasjon for CRM-system

Nåsituasjon og ønsket situasjon

Kontakter og bedrifter

Register over kontakter og bedrifter, med kobling mellom personer og selskaper

Kundekortet viser hele historikken: e-post, samtaler, møter, saker og avtaler på ett sted

Egne felt på kontakter, bedrifter og avtaler, uten utvikler

Egne objekter for det som verken er kunde eller avtale, for eksempel kontrakter, anlegg eller prosjekter

Duplikater oppdages og slås sammen, helst før de opprettes

Lister og segmenter som oppdaterer seg selv basert på filtre

Import og eksport med kontroll av feltmapping

Endringshistorikk per post: hvem endret hva og når

Konsernstruktur med morselskap, datterselskaper og flere enheter koblet til hverandre

Samtykke og kommunikasjonsvalg lagres per kontakt

Felt fra CRM kan hentes inn i e-post og dokumenter, slik at utsendelser blir personlige

Automatisk oppdatering av bedriftsopplysninger som organisasjonsnummer, adresse og bransje, for eksempel fra Brønnøysundregistrene

Leads og kvalifisering

Leads fra nett, skjemaer, e-post, chat og arrangementer samles på ett sted

Kilde og kampanje lagres på hvert lead

Regler som fordeler leads til riktig selger, for eksempel etter region, bransje eller størrelse

Lead scoring basert på både hvem kontakten er og hva den gjør

Livssyklussteg som viser hvor hver kontakt befinner seg, fra lead til kunde

Overlevering fra markedsføring til salg med tydelige kriterier

Påminnelse eller eskalering når et lead ikke følges opp innen fristen

Se hvilke bedrifter som besøker nettstedet, selv når ingen har fylt ut et skjema

Prospektering: lister over bedrifter som passer målgruppen, med signaler når det skjer noe hos dem

Salg og pipeline

Flere pipelines for ulike salgsprosesser, produkter eller markeder

Egne steg per pipeline, med oppgaver som må være utfylt før avtalen går videre

Årsak til vunnet eller tapt avtale som må oppgis når en avtale lukkes

Vektet pipeline med sannsynlighet per steg

Salgsmål per selger, team og periode

Prognose ledelsen kan stole på, med mulighet til å justere per avtale

Flere selgere og team på samme avtale, med ulike roller

Avtaler som har stoppet opp oppdages: ingen aktivitet eller ingen neste steg lagt inn

Avtaler og tilbud i flere valutaer, med valutakurser

Produktregister med priser og rabatter som legges på avtalen

Kundeplaner og oppfølging av eksisterende kunder, ikke bare nye avtaler

Fornyelser og avtaledatoer overvåkes, med påminnelse i god tid

Mobilapp for å lese, logge og oppdatere mens selgeren er hos kunden

Tilbud, avtale og ordre

Tilbud opprettes fra avtalen med produkter, priser og vilkår

Tilbudsmaler med godkjenning før det sendes, for eksempel ved rabatt over en grense

Elektronisk signering av tilbud og avtaler

Se når tilbudet er åpnet og hva kunden har sett på

Avtaler med start, slutt, oppsigelsestid og fornyelsesdato

Påminnelse før fornyelse eller reforhandling

Vunnet avtale blir ordre, abonnement eller kundeavtale i ERP-systemet uten at noe skrives inn på nytt

Kundeopplysninger som organisasjonsnummer og fakturaadresse registreres én gang og følger med til økonomien

Betaling direkte fra tilbudet, for eksempel via betalingslenke

Aktiviteter, e-post og møter

E-post i Outlook eller Gmail logges automatisk på riktig kontakt og avtale

Se når noen åpner e-post og klikker på lenker

E-postmaler og sekvenser: en serie oppfølginger som stoppes når kunden svarer

Møtebooking med en kalender som synkroniseres med Outlook eller Gmail

Samtaler fra PC eller mobil, der hver samtale logges på kunden

Opptak og transkribering av samtaler

Oppgaver og påminnelser knyttet til kunde og avtale

Delt innboks for funksjonsadresser som info@ og support@

Notater og aktivitetslogg som alle med tilgang kan lese

Markedsføring og kampanjer

E-postutsendelser med maler, segmenter og mobiltilpasning

Leveringsdyktighet: avsenderverifisering, avmeldinger og returer håndteres

Abonnementstyper, slik at kontakten velger hvilke utsendelser den vil ha

Landingssider og skjemaer uten utvikler

Automatiserte løp: nurture, velkomstserier og oppfølging etter arrangementer

A/B-test på e-post, sider og knapper

Kampanjer som samler e-post, sider, annonser og resultater på ett sted

Budsjett per kampanje, med oppfølging av kostnad mot utfall

Annonsesporing som kobler klikk i LinkedIn, Google og Meta til avtaler

Inntekt per kampanje og kanal, slik at markedsføringens bidrag kan regnes ut

Arrangementshåndtering: påmeldte, til stede og oppfølging

Planlegging og publisering i sosiale medier

Markedskalender over planlagte aktiviteter

Remarketing: målgrupper fra CRM til annonseplattformer

Nettsted og innhold

Nettsider som markedsføringen redigerer selv, uten utvikler

Blogg med kategorier, forfattere og abonnement

SEO-anbefalinger per side

Temaer og maler som følger den grafiske profilen deres

Dynamisk innhold som varierer etter besøkende, bransje eller kundestatus