HubSpot og Visma Net-integrasjon: hva du får ut av den

HubSpot er et CRM, altså systemet der dere holder orden på kunder, avtaler og dialog. Visma Net er et ERP-system for økonomi, ordre og ofte lager. De gjør ulike ting, men de handler om de samme kundene. Integrasjonen kobler dem sammen.

Hva gjør integrasjonen mellom HubSpot og Visma Net?

Integrasjonen flytter opplysninger mellom systemene automatisk. Kunde- og kontaktdata synkroniseres, og en avtale som er vunnet i HubSpot, blir ordre i Visma Net. Da slipper dere dobbeltregistrering av kunder og ordre. Hvilke felt som følger med, bestemmes i prosjektet, basert på hvordan dere jobber.

Flyten ser slik ut:

1. Selgeren vinner en avtale i HubSpot.
2. Ordren opprettes i Visma Net med kunden og varene.
3. Økonomi fakturerer og bokfører i Visma Net.
4. Selgeren ser kundens status i HubSpot.

Hvilke opplysninger synkroniseres mellom systemene?

Bestem hvilket system som eier hvilken opplysning, slik at systemene ikke skriver over hverandre. Hvilke felt som følger med, bestemmes i prosjektet.

Hva får du ut av den i hverdagen?

Fire effekter merkes som regel først. Tallene er deres egne å måle, her beskriver vi hva som endrer seg.

Opplysninger registreres én gang

Ingen registrerer samme kunde i to systemer. Det fjerner en oppgave og en feilkilde. Regn på deres egen tid: hvor mange ordre og kunder overføres for hånd i dag, og hvor lang tid tar det?

Salg og økonomi jobber på de samme dataene

Når kundeopplysningene er like i begge systemene, slipper dere å avklare hvilken versjon som stemmer. Selgeren ser hva kunden har kjøpt, og økonomi ser hvem som har solgt.

Veien fra avtale til ordre blir kortere

En vunnet avtale trenger ikke skrives på nytt før den kan faktureres. Det gir mindre venting mellom salg og levering.

Rapportene følger hele kjeden

Med data fra begge systemene går det an å følge en avtale fra første kontakt til betalt faktura. Ledelsen kan se pipeline i HubSpot og resultat i økonomien uten å sette dem sammen for hånd.

Hva skjer når HubSpot og Visma Net ikke er integrert?

Da registreres opplysninger to steder, og før eller siden blir de ulike. Selgere lover noe økonomi ikke ser, ordre blir borte i overføringen, og rapporter bygges i Excel. Ingen har bestemt at det skal være slik. Det ble slik da systemene kom på plass ett om gangen.

Hvordan foregår en integrasjon?

Begynn med å bestemme hvilket system som eier hvilken opplysning. Kunder opprettes ofte i HubSpot, varer og priser i Visma Net. Synkroniser kunder og varer først, og automatiser ordren etterpå. Bygg ut med flere felt når de første fungerer.

Et grunnlag for kravene finner du i kravspesifikasjonen for CRM. Er CRM-et ikke på plass ennå, kan dere lese om å bytte CRM til HubSpot.

Hvordan bygges integrasjonen?

Integrasjonen mellom HubSpot og Visma Net er en av Confects ferdige integrasjoner. Den er bygget for de vanligste arbeidsflytene, så dere begynner ikke fra null. Hver integrasjon bygger på verifiserte API-kall og samme datastruktur i begge systemene.

Vi oppdaterer integrasjonene løpende. Det som tilpasses for dere, er hvilke felt som følger med, og hvilket system som eier hva.

Hvordan ser en hel flyt ut?

Flyten kan begynne tidligere enn i CRM-et. Et eksempel: selgeren finner et selskap i Vainu og overfører det til HubSpot. Avtalen drives i HubSpot. Når den er vunnet, opprettes ordren i Visma Net, der den faktureres og bokføres.

Opplysningen registreres én gang og følger med hele veien.

Hvilke vanskeligheter er vanligst?

Tre ting skaper oftest problemer: ingen har bestemt hvilket system som eier hvilken opplysning, for mange felt skal med fra start, og ingen i virksomheten eier spørsmålet. Begynn med kunder og ordre, og bygg ut derfra. Mer om det står i innlegget om å integrere CRM med ERP-system.

Hvem passer integrasjonen for?

Den passer selskaper som selger og fakturerer, og der selgere og økonomi trenger de samme kundeopplysningene. Det gjelder særlig handelsbedrifter med mange ordre og tjenestebedrifter der tilbud blir prosjekter. Integrasjonen er ikke nødvendig for selskaper med få kunder og en enkel ordregang. Der holder det ofte med et CRM-register og manuell overføring.

Les mer om HubSpot og Visma Net, eller om hvordan Confect jobber med integrasjoner.