Implementere nytt ERP-system: slik unngår du fallgruvene

Et ERP-system som tas i bruk, gjør ikke arbeidet lettere av seg selv. Det gjør det først når rutinene er gjennomtenkt, dataene stemmer og brukerne vet hvordan de skal jobbe. Her er det som oftest avgjør, og hva du kan gjøre på forhånd.

Hva er en implementering av ERP-system?

En implementering er hele arbeidet fra beslutning til system i drift: kartlegging av rutiner, oppsett og tilpasning, flytting av data, integrasjoner, test, opplæring og oppstart. Lisensen er bare en del. Systemet blir nyttig først når alt det andre er gjort. Derfor er implementeringen like viktig som valget av system.

Hvordan foregår en implementering av ERP-system?

Stegene er stort sett de samme uansett system:

1. Kartlegg rutinene og bestem hvilke som trengs.
2. Konfigurer systemet for de rutinene.
3. Integrer med de andre systemene, for eksempel CRM, lager og bank.
4. Rydd og flytt data.
5. Test med ekte arbeidsflyter.
6. Lær opp brukerne og ta systemet i bruk.

Hvordan Confect legger opp stegene, står i Hele reisen med Confect. Der ser du også hva vi tar hånd om, og hva vi trenger fra dere.

Hva må være klart før dere implementerer systemet?

Det meste som avgjør en implementering, kan gjøres før prosjektet starter. Fem ting bør være på plass.

• Et effektmål. Et tall med en dato, for eksempel at månedsavslutningen skal være ferdig på fem arbeidsdager.
• En ansvarlig i selskapet som kan ta beslutninger og har satt av tid.
• En liste over dagens rutiner, med en markering for hvilke som trengs.
• En beslutning om hvilke data som skal med, og hvem som rydder i dem.
• Tid i kalenderen for brukerne som skal teste og få opplæring.

Mangler ett av punktene, havner spørsmålet i prosjektet i stedet, og der koster det mer tid.

Hvilke fallgruver er vanligst?

Gamle rutiner følger med

Den vanligste feilen er at de samme manuelle stegene bygges inn i et nytt system. Ingen har bestemt at rutinen skal leve videre, den følger med fordi ingen har spurt. Gå gjennom hver rutine før byggingen, og spør om den trengs.

Ingen eier prosjektet i selskapet

Partneren kan lede arbeidet, men selskapet må ta beslutningene. Pek ut én person som kan si ja eller nei raskt, og som har satt av tid. Uten den personen stopper spørsmål opp, og tidsplanen sklir.

Dataene flyttes uten å ryddes

Flytter dere varer, kunder og leverandører som ingen har brukt på årevis, tar dere med rotet inn i det nye systemet. Bestem hva som skal med, rydd før flyttingen og kontroller summene etterpå.

Brukerne får opplæring for sent

Et system brukerne ikke forstår, blir ikke brukt, eller blir brukt feil. Planlegg opplæring før oppstart, med deres egne arbeidsflyter som øvelser.

Nye ønsker dukker opp hele tiden

Det er normalt at nye behov dukker opp underveis i prosjektet. Spør derfor på forhånd hvordan endringer håndteres og prises. Hos Confect gjelder fast pris på implementeringen, og nye ønsker prises åpent og på forhånd.

Hvem gjør hva under en implementering?

Hos Confect får dere en personlig prosjektleder og en prosjektplan fra start som viser hva som skjer, hvem som har ansvaret, og når det er ferdig.

Hvor lang tid tar prosjektet?

Det avhenger av fire ting: hvor mange selskaper som skal inn, hvor mange systemer som skal integreres, hvor mye data som skal flyttes, og hvor mye tid dere selv kan bruke. Det siste veier ofte tyngst. Et prosjekt står sjelden stille fordi teknikken drøyer. Det står stille fordi en beslutning drøyer.

Be derfor om en tidsplan der deres egne bidrag står med dato. Regn også på hva ventingen koster.

Eksempel med oppdiktede tall: bruker økonomiavdelingen 30 timer i måneden på manuelle steg som det nye systemet fjerner, koster hver måneds forsinkelse 30 timer. Bytt til deres egne tall.

Hvordan vet du at den lyktes?

Et system i drift er ikke et resultat. Resultatet er at noe i hverdagen har blitt bedre, og det kan bare avgjøres hvis målet ble satt på forhånd.

Bestem tre ting før start: hva som skal bli bedre, hvilken rapport eller hvilket mål i systemet som viser det, og når dere måler resultatet mot målet. Da blir målingen en avlesning, ikke en diskusjon.

Hos Confect setter vi et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, jobber vi videre til det er nådd, uten å fakturere mer. Målene følges opp i kundeportalen og på faste effektmøter.

«Vi anslår at vi sparer cirka 20 til 30 timer per måned, samtidig som vi har fått betydelig bedre kontroll og åpenhet i virksomheten.»
Håkan Allvar, daglig leder i H2 Group. Les kundecaset.

Hva bør du spørre en partner om før start?

• Hvilke steg inngår, og hvilke gjør vi selv?
• Hva inngår i prisen, og hva prises separat?
• Hvordan håndteres nye ønsker underveis i prosjektet?
• Hvem svarer etter oppstart?
• Hvilke integrasjoner er ferdige, og hvilke må bygges?
• Hva skjer hvis vi ikke er enige om løsningen?
• Hva skjer med dataene våre ved byttet?
• Hva skjer hvis systemet ikke gir den effekten vi ble enige om?

Spørsmålene kan stilles uansett system. Les mer om Visma Net hvis du vurderer det, eller bruk kravspesifikasjonen for ERP-system til å skrive ned kravene først.