10 problemer i økonomiavdelingen som bremser veksten, og hvordan dere løser dem

Slik merkes det

Spørsmålet om hvilke kunder, prosjekter eller produkter som er lønnsomme, krever en eksport til Excel, en vask av dataene og en modell som bare én person forstår. Når svaret kommer, har situasjonen allerede endret seg, og beslutningene tas på magefølelse.

Slik løser dere det

I Visma Net bokføres inntekter og kostnader med dimensjoner som kunde, prosjekt, produkt og avdeling. Rapportene leser direkte fra hovedboken, så kundelønnsomhet og resultat per forretningsområde finnes i sanntid i stedet for i et regneark.

Slik merkes det

Flere avtaler betyr flere fakturaer, flere godkjenninger og flere avstemminger. Veksten burde forbedre marginen, men i stedet trengs en ny person i økonomi for hvert steg oppover.

Slik løser dere det

Visma Net automatiserer over 170 rutiner, fra fakturamatching og godkjenning til fakturering og bankavstemming. Et dashboard viser automatiseringsgraden i flyten fra innkjøp til betaling, så dere ser hvor langt dere har kommet og hvor neste steg er.

Slik merkes det

Økonomiteamet blir sittende fast i manuelle oppgaver og faste topper, særlig rundt årsoppgjøret. I Vismas svenske undersøkelse oppgir 35 prosent at overtiden er vanligst ved årsoppgjøret, og 62 prosent at overtiden bidrar til stress.

Slik løser dere det

Når matching, avstemming og fakturering skjer automatisk, håndterer teamet avvikene i stedet for hver transaksjon. Da blir det tid til analyse, og til å ta fri i perioden rundt årsoppgjøret.

Slik merkes det

Kunder, investorer og anbud spør etter klimaavtrykket. Dataene ligger spredt, og økonomiavdelingen har allerede nok å gjøre.

Slik løser dere det

Klimarapporteringen i Visma Net bygger på dataene som allerede finnes i ERP-systemet. Dere ser klimaavtrykket per prosjekt og kategori etter GHG-protokollen, med scope 1, 2 og 3, og lager underlag for bærekraftsrapportering og anbud.

Slik merkes det

De fleste fakturaer ser like ut hver måned, men hver faktura går likevel gjennom den samme manuelle kontrollen, konteringen og godkjenningen. I Vismas svenske undersøkelse svarer 47 prosent at fakturahåndteringen er det som tar mest tid.

Slik løser dere det

Visma Net matcher leverandørfakturaen mot innkjøpsordre og varemottak, og stemmer alt, bokføres den direkte. Økonomi håndterer bare avvikene, og godkjenningen gjøres på mobilen eller PC-en. Med Anni leser AI også fakturaer uten innkjøpsordre, matcher dem mot avtaler og foreslår kontering per linje. En person godkjenner, og hvert steg logges.

Slik merkes det

Ordren er levert, men fakturaen går først ut når noen rekker å lage den. Det utsetter inntektene og binder kontantstrømmen, og jo flere avtaler, desto mer administrasjon.

Slik løser dere det

Visma Net fakturerer etter deres regler: ved levering, på en bestemt dato eller etter en løpende avtale. Fakturaene går ut som EHF via Peppol, og samlefakturering kan settes opp per kunde.

Slik merkes det

Bankfiler importeres, men avstemmingen gjøres likevel for hånd, og hver måned avstemmes bankkontoen mot banken. Det tar tid og skaper usikkerhet om kontantstrømmen.

Slik løser dere det

Via bankintegrasjonen matcher Visma Net inn- og utbetalinger mot reskontroen, også i utenlandsk valuta. Dere får et oppdatert bilde av kontantstrømmen uten å avstemme hver betaling.

Slik merkes det

Daglig leder logger inn og godkjenner en betalingsfil uten full oversikt over hva den inneholder. Å kontrollere hver linje tar tid, og bekymringen for feilbetalinger og falske fakturaer er der fortsatt.

Slik løser dere det

Når leverandørfakturaer matches mot innkjøp før de bokføres, betales bare det som faktisk er bestilt. Anni legger til godkjenning med beløpsgrenser og fire øyne, og kontrollerer leverandør, bankkonto, duplikater og beløp. Den som har sendt inn en faktura, kan aldri godkjenne den selv.