GuideHandel
10 vanlige problemer som bremser handelsbedrifter, og hvordan dere løser dem
Lageret henger på noen få personer, saldoen er ikke til å stole på, og ingen vet egentlig hva som tjener penger. Her er de ti problemene vi ser oftest i handelsbedrifter, og hvordan de løses i Visma Net.
01 Lønnsomheten
Dere ser ikke hvor pengene tjenes
Det første problemet sitter i tallene. Uten sammenheng mellom kostnad og inntekt er det umulig å prioritere.
-
Vi vet ikke hva vi tjener penger på
Slik merkes det
Uten en tydelig sammenheng mellom kostnader og inntekter ser dere ikke hvilke produkter, kunder eller handler som bærer lønnsomheten. Frakt, innhentingskostnader og dekningsbidrag forsvinner i totalen, og beslutningene tas på magefølelse.
Slik løser dere det
I Visma Net knyttes kostnader og inntekter til kunde, produkt og ordre. Med kostnads- og inntektssteder ser dere i sanntid hvilke handler som er lønnsomme og hvilke som koster mer enn de gir. Kundelønnsomheten følger dere i rapporteringen, uten å eksportere til Excel.
Eksempel: Dekningsbidraget per kunde viser at en mindre kunde med jevne bestillinger gir mer enn en større kunde som presser prisen.
02 Lageret
Lageret bygger på hukommelse og papir
Fire problemer som gjør lageret tregt, sårbart og vanskelig å stole på.
-
Lageret henger på noen få personer
Slik merkes det
Lageret fungerer, men bare fordi noen få kan det på rams. Det gjør det vanskelig å vokse, å ta inn ekstra folk i høysesongen og å få bort feilplukkene.
Slik løser dere det
Visma Net styrer plukket digitalt. Systemet viser hvor varen står og lager plukklister og pakksedler som hvem som helst kan følge. Vil dere ta et steg videre, integreres Bitlog WMS med Visma Net, med skanning i hele lageret.
Eksempel: En nyansatt i julehandelen finner riktig vare uten å spørre en kollega.
-
Vi kan ikke stole på lagersaldoen
Slik merkes det
Selgerne dobbeltsjekker saldoen med lageret, og noen ganger loves varer som allerede er utsolgt. Det gir merarbeid og misfornøyde kunder.
Slik løser dere det
Logistikk og økonomi ligger i én løsning. Saldoen oppdateres i sanntid, og lagerverdien stemmer med hovedboken, uansett volum.
Eksempel: Selgeren ser med en gang at 52 stykk er tilgjengelige for salg, uten å ringe lageret.
-
Varetellingen stopper driften
Slik merkes det
For å telle lageret stoppes inn- og utleveranser. De ansatte jobber overtid, ofte når de helst vil ha fri, og kundene må vente.
Slik løser dere det
Med løpende varetelling teller dere lageret i mindre deler, per hylleplass eller varegruppe, styrt av omløpshastighet og ABC-koder. Den daglige driften fortsetter. Løpende varetelling inngår i tillegget for avansert logistikk.
-
Vi mangler sporbarhet på varene
Slik merkes det
Uten sporbarhet på batch og holdbarhetsdato er det umulig å sikre kvaliteten eller handle raskt ved en reklamasjon. Kunder med krav til holdbarhetstid blir vanskelige å levere til.
Slik løser dere det
Visma Net sporer varer på batch- og serienummer og håndterer holdbarhetsdato. Dere ser hvilken batch en vare tilhører, hvor den ble solgt og til hvem.
Eksempel: Spørsmålet om dere har solgt et utgått produkt til en bestemt kunde besvares direkte i systemet.
03 Innkjøpene
Innkjøpene bygger på magefølelse
For mye av feil varer og for lite av de riktige binder kapital og koster salg.
-
Vi vet ikke hvor mye vi skal kjøpe inn
Slik merkes det
Det kjøpes for mye av feil varer og for lite av de riktige. Kapital bindes i hyllene, og ingen følger opp hvilke leverandører som leverer sent eller feil.
Slik løser dere det
Visma Net gir bestillingsforslag basert på min- og maksnivåer, salgsordre og historikk, og viser leverandørenes leveringspresisjon. Tillegget for avansert logistikk gir sesongbaserte forslag og flytende bestillingspunkter. For prognoser med maskinlæring integreres EazyStock med Visma Net.
04 Økonomiflyten
Økonomien gjør om igjen det lageret allerede har gjort
Fire steg fra faktura til betaling som fortsatt gjøres manuelt i mange handelsbedrifter.
-
Innkjøp matches manuelt mot fakturaer
Slik merkes det
Hver leverandørfaktura skal matches mot riktig innkjøpsordre. Det blir en jakt blant innkjøpene som tar tid og gir feil.
Slik løser dere det
Visma Net matcher leverandørfakturaen mot innkjøpsordre og varemottak, og stemmer alt, bokføres den automatisk. Med Anni går det lenger: AI leser fakturaen, matcher den mot innkjøp, avtaler eller salgsordre og foreslår kontering per linje. En person godkjenner, og hvert steg logges.
-
Faktureringen skjer ikke av seg selv
Slik merkes det
Noen leter frem ordren, lager fakturaen og sender den. Det tar tid, og hvert manuelle steg er en risiko for feil.
Slik løser dere det
Visma Net lager fakturaer fra leverte ordre og sender dem, også som EHF via Peppol. Samlefakturering kan settes opp per kunde.
-
Bankavstemmingen gjøres manuelt
Slik merkes det
Bankfiler importeres, men avstemmingen gjøres for hånd. Betalinger i utenlandsk valuta tar mest tid og gir flest feil, og hver måned skal likviditetskontoen avstemmes mot banken.
Slik løser dere det
Visma Net matcher inn- og utbetalinger mot reskontroen via bankintegrasjonen, også i utenlandsk valuta.
Eksempel: En kunde betaler i euro, og betalingen matches mot riktig faktura uten at noen regner om.
-
Betalinger godkjennes i blinde
Slik merkes det
Betalingsfilen godkjennes uten full innsikt i hva den inneholder. Å kontrollere hver linje tar tid, og risikoen for feilbetalinger og falske fakturaer er der fortsatt.
Slik løser dere det
Når leverandørfakturaer matches mot innkjøp og varemottak før de bokføres, betales bare det som faktisk er bestilt og levert. Anni legger til godkjenning med beløpsgrenser og fire øyne, og kontrollerer leverandør, bankkonto, duplikater og beløp før fakturaen går videre. Den som har sendt inn en faktura, kan aldri godkjenne den selv.
05 Testen
Kjenner dere dere igjen?
Kryss av problemene dere har i dag. Dere ser med en gang hvor dere står, og hvor det er lurest å begynne.
- 0 til 2 problemer
Dere har kommet langt. Ta problemene dere krysset av og begynn der. Ofte holder det med en avgrenset forbedring i flyten.
- 3 til 6 problemer
Flere av arbeidsflytene deres bygger på manuelt arbeid. Det er der effekten finnes, og der et effektmål kan måles.
- 7 til 10 problemer
Det meste sitter i folk og regneark. Et samlet ERP-system for økonomi og logistikk gir størst effekt hos dere.
06 Funksjonene
Logistikken i Visma Net
Økonomi og logistikk i én løsning. Dere velger standardfunksjonene eller legger til avansert logistikk når virksomheten krever det. Les mer om Visma Net.
Logistikk, standard
- Bestillingsforslag basert på min- og maksnivåer og salgsordre
- Returhåndtering knyttet til innkjøps- og salgsordre
- Direkteleveranser fra leverandør til kunde, uten mellomlager
- Lagerflytting, hylleplasser og strukturartikler
- Sporbarhet med batch- og serienummer og holdbarhetsdato
- Plukklister og pakksedler som lages automatisk
Tillegg, avansert logistikk
- Sesongbaserte bestillingsforslag for etterspørselstopper
- Løpende varetelling uten store avstemminger
- Flere lagre og distribusjon mellom anlegg
- Flytende bestillingspunkter etter lagernivå og etterspørsel
Slik tar vi ansvar for effekten. Vi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.
07 Vanlige spørsmål
Vanlige spørsmål om problemene i handelsbedrifter
Hva er de vanligste problemene i handelsbedrifter?
De vi ser oftest: man vet ikke hva man tjener penger på, lageret henger på noen få personer, lagersaldoen er ikke til å stole på, varetellingen stopper driften, sporbarheten mangler og innkjøpene bygger på magefølelse. I økonomien matches fakturaer, fakturering og bankavstemming manuelt, og betalinger godkjennes uten full innsikt.
Kan Visma Net håndtere lager og logistikk?
Ja. Logistikk er en del av Visma Net, med ordrehåndtering, lagerstyring, varemottak, plukk, batch- og serienummer og holdbarhetsdato. Fordi logistikk og økonomi ligger i én løsning, oppdateres saldo og lagerverdi i sanntid. For lagerstyring med skanning integreres Bitlog WMS med Visma Net, og for prognoser med maskinlæring EazyStock.
Hvordan slipper man å stenge lageret for varetelling?
Med løpende varetelling telles lageret i mindre deler, per hylleplass eller varegruppe, styrt av omløpshastighet og ABC-koder. Inn- og utleveranser fortsetter imens. I Visma Net inngår løpende varetelling i tillegget for avansert logistikk.
Hvordan automatiserer man matchingen av leverandørfakturaer?
Visma Net matcher leverandørfakturaen mot innkjøpsordre og varemottak og bokfører den automatisk når alt stemmer. Anni kan legge til AI som leser fakturaen, matcher den mot innkjøp, avtaler eller salgsordre, foreslår kontering og sender den til godkjenning med beløpsgrenser og fire øyne. Anni leveres eksklusivt av Confect.
Hvem står bak guiden?
Guiden bygger på Vismas guide om logistikken i Visma Net og er omskrevet og utvidet av Confect. Confect implementerer Visma Net, Anni, Bitlog og EazyStock for handelsbedrifter i Sverige og Norge.
Om guiden
- Bygger på Vismas guide om de ti vanligste problemene som bremser handelsbedrifter, og om logistikken i Visma Net.
- Omskrevet og utvidet av Confect med Anni, Bitlog WMS og EazyStock. Eksemplene er illustrerende.
- Mer om hvordan vi jobber med handelsbedrifter: ERP-system for handel.