Forenkle timeregistreringen: timer og utlegg i prosjekt
Slik forenkler du timeregistreringen og håndterer utlegg i prosjekt: registrer der arbeidet skjer, godkjenn ukentlig og send grunnlaget til faktura.
Simon EuströmOppdatert 10 november 2026 · 4 min lesing
Kort svar
Du forenkler timeregistreringen ved å gjøre den der arbeidet skjer, på mobilen eller PC-en og knyttet direkte til prosjektet. Utlegg og kvitteringer skal registreres samme sted. Registrer daglig i stedet for på fredag, la en ansvarlig godkjenne uken, og la grunnlaget gå videre til fakturering uten at noen skriver det av.
Innhold
- Hvorfor blir timeregistreringen feil?
- Hvordan forenkler du timeregistreringen?
- Hvordan håndterer du utlegg og kvitteringer digitalt?
- Hvordan godkjenner du timer for et prosjekt?
- Hvordan lager du en timerapport for en bestemt kunde?
- Hvordan hjelper Severa med timer og utlegg?
- Hva gjør du hvis timene ligger i Excel eller et eldre system?
- Vanlige spørsmål
Timeregistrering er den minst glamorøse oppgaven i en prosjektbedrift. Den som registrerer, vil bli ferdig. Den som fakturerer, trenger at det stemmer. Når registreringen er tungvint, blir den sen, og sene timer blir gjettede timer.
Hvorfor blir timeregistreringen feil?
De fleste feilene har samme årsak: registreringen skjer lenge etter arbeidet. Fredag ettermiddag husker ingen nøyaktig hva som ble gjort på tirsdag. Tre vanlige forklaringer følger med den rutinen.
- Det er uklart hvilket prosjekt eller hvilken aktivitet timene hører til, så de havner omtrent riktig.
- Timer og utlegg registreres på to ulike steder, og det ene glemmes.
- Den som godkjenner timene, ser dem først når fakturaen skal lages.
Resultatet er fakturagrunnlag noen må rette for hånd, og timer som aldri når kunden.
Hvordan forenkler du timeregistreringen?
- Registrer daglig. To minutter hver dag gir riktigere timer enn tjue minutter på fredag.
- Gjør det raskt å velge. Vis bare prosjektene og aktivitetene personen faktisk er booket på.
- La registreringen skje der personen er. Mobilen i kundemøtet slår PC-en på kontoret.
- Godkjenn ukentlig. Prosjektlederen går gjennom timene per prosjekt mens uken er fersk.
- Knytt timene til fakturagrunnlaget. Det som er godkjent, skal gå videre uten omtolkning.
Slik løser vi det
Timer og utlegg havner på prosjektet med en gang i Severa
Registrer på mobilen eller PC-en. Godkjente timer blir fakturagrunnlag automatisk.
Les om Severa →Hvordan håndterer du utlegg og kvitteringer digitalt?
Håndter utlegg i samme arbeidsflyt som timer, slik at de havner på samme prosjekt. Kvitteringen fotograferes når utlegget oppstår, knyttes til prosjektet og godkjennes av en ansvarlig. Da finnes grunnlaget fortsatt når utlegget skal viderefaktureres, og ingen leter etter kvitteringer ved månedsskiftet.
| Rutine | Vanlig risiko | Digital arbeidsflyt |
|---|---|---|
| Kvitteringer samles i en mappe | Kvitteringer blir borte | Kvitteringen knyttes til prosjektet med en gang |
| Utlegg tastes inn etterpå | Feil prosjekt eller feil beløp | Utlegget registreres når det oppstår |
| Utlegg godkjennes samlet | Feil oppdages sent | En ansvarlig godkjenner løpende |
Hvordan godkjenner du timer for et prosjekt?
Godkjenningen gjøres av den som har ansvaret for prosjektet, som regel prosjektlederen. Prosjektlederen går gjennom ukens registrerte timer per prosjekt, kontrollerer mot planen og godkjenner eller sender tilbake. Godkjente timer blir grunnlag for fakturaen. En fast ukentlig frist for godkjenningen gjør at timene aldri rekker å bli gamle. Les også om kostnadsoppfølging i prosjekt.
Hvordan lager du en timerapport for en bestemt kunde?
Timer skal være knyttet til prosjekt, og prosjekter skal være knyttet til kunde. Da går det an å hente ut alle godkjente timer for en kunde i en periode uten å sortere noe for hånd. Koblingen settes når prosjektet legges inn, ikke når rapporten skal lages.
Hvordan hjelper Severa med timer og utlegg?
Severa er et PSA-system (Professional Services Automation) for prosjektdrevne tjenestebedrifter. Timeregistreringen fungerer på mobil og PC, og utlegg knyttes direkte til prosjektet. Severa lager fakturagrunnlag automatisk fra timene og støtter timepris, fast pris og retainer i samme system. Severa integreres dessuten med Visma Net og med lønnssystem.
Du kan også flytte timeregistreringen dit du allerede jobber. Severa MCP er en integrasjon som lar AI-assistenter, for eksempel Claude eller Microsoft Copilot, hente og registrere data i Severa. MCP er en standard som lar AI-assistenter jobbe mot andre systemer.
| Du vil | Slik sier du det til assistenten |
|---|---|
| Se hva du har registrert | Spør om timene dine på et prosjekt, med egne ord |
| Registrere ukens timer | Be assistenten registrere timer og aktiviteter |
| Registrere et utlegg | Be assistenten registrere reiseutlegget |
Hver endring vises først og lagres først når du har godkjent den. Dine egne tilganger i Severa gjelder ved hver forespørsel, og ingenting kan slettes via integrasjonen.
Hva gjør du hvis timene ligger i Excel eller et eldre system?
Du trenger ikke bytte alt på én gang, men du må vite hva som skal flyttes. Det er som regel prosjekter, kunder og pågående oppdrag, ikke all historikk. Les mer om Severa og hva som pleier å følge med ved et bytte.
Vanlige spørsmål
Hvor ofte bør du registrere timer?
Helst hver dag. Da husker du hva du gjorde, og hvilket prosjekt det hørte til. Registrerer du bare én gang i uken, blir timene et anslag, og anslåtte timer gir dårligere fakturagrunnlag. Sett likevel et fast tidspunkt for ukens godkjenning, slik at alt er klart før fakturaen lages.
Hva er forskjellen på timeregistrering og timeføring?
I dagligtale betyr de det samme: å registrere arbeidet tid på prosjekter og aktiviteter. Timeregistrering brukes ofte om selve registreringen, timeføring om hvordan timene sammenstilles og følges opp. Det viktige er at timene registreres på riktig prosjekt, og at noen godkjenner dem.
Hvordan knytter du timer til fakturagrunnlaget?
Registrer timene på prosjektet, og la en ansvarlig godkjenne dem. Godkjente timer skal deretter gå videre som grunnlag, med riktig pris for oppdraget, for eksempel timepris eller fast pris. Skriver noen av timene for hånd, blir det feil og forsinkelser. Et prosjektsystem kan lage grunnlaget automatisk.
Kan du registrere utlegg i samme system som timer?
Ja, og det er en fordel. Utlegget havner da på samme prosjekt som timene, slik at det kan viderefaktureres og følges opp mot budsjett. Registrerer du utleggene et annet sted, må noen overføre dem, og da glemmes en del.
Hvem bør godkjenne timer for et prosjekt?
Som regel prosjektlederen, som vet hva som er planlagt, og hva som er utført. Godkjenningen gjøres ukentlig mens uken er fersk. Større selskaper kan ha en ekstra kontroll, for eksempel i økonomiavdelingen, før timene faktureres.