Budsjettarbeid i bedriften: slik lager du budsjettet steg for steg

Budsjettarbeidet starter ofte rett etter ferien og slutter i desember, med et budsjett som er utdatert i februar. Det er ikke nødvendig. Den som bygger budsjettet som en prosess gjennom året, slipper å begynne på nytt hver høst.

Hva er budsjettarbeid, og hva er en prognose?

Budsjettarbeid er prosessen med å fastsette en plan for neste periode og fordele ansvaret for den. Budsjettet er planen. Prognosen er en vurdering av hvordan resultatet ser ut til å bli, og den oppdateres når situasjonen endrer seg. De to blandes ofte sammen, og det er en av grunnene til at budsjettet blir utdatert.

Hvordan gjør du budsjettarbeidet steg for steg?

Begynn med målene, la dem som eier postene, legge budsjettet, bygg scenarier og følg opp hver måned. Rekkefølgen betyr noe, fordi et budsjett som starter i fjorårets tall, lett blir en kopi av fjoråret. Stegene:

1. Skriv ned målene for perioden: vekst, margin, likviditet. Gjør dem så konkrete at de kan måles.
2. Hent regnskapstallene for forrige periode og gjeldende prognose fra økonomisystemet.
3. La dem som eier inntektene og kostnadene, legge budsjettet for sine poster. Det kalles å bygge nedenfra.
4. Bygg minst tre scenarier: et basisscenario, et bedre og et dårligere. Skriv ned hva som skiller dem.
5. Kontroller summen ovenfra mot målene, og juster.
6. Fastsett budsjettet, og bestem budsjettansvar, altså hvem som svarer for resultatet mot budsjett på hver post.
7. Følg opp hver måned. Forklar avvikene, oppdater prognosen, og endre planen når noe har endret seg.

Tabellen viser hvorfor scenarier er verdt arbeidet. Den er et regneeksempel med oppdiktede tall, ikke statistikk. Omsetningen i basis er satt til 100, og de variable kostnadene til 60 prosent av omsetningen.

I eksempelet endres omsetningen med 10 prosent i hver retning, men resultatet endres med 40 prosent, fordi de faste kostnadene blir liggende. Et budsjett med bare ett utfall skjuler det.

Hvilke feil gjør bedrifter i budsjettarbeidet?

De fem vanligste feilene er å fokusere på kostnad i stedet for effekt, å gå ut fra historikk uten strategi, å se budsjettet som en fasit, å bygge ovenfra og å mangle riktige data. Alle kan rettes uten å bytte ut hele prosessen.

Budsjettet handler om kostnad i stedet for effekt

En jakt på besparelser gir et budsjett der alt kuttes like mye. Spør heller hva hver post gir tilbake. En kostnad som skaper inntekter eller sparer tid, kan være verdt å øke, mens en som ingen bruker, kan strykes helt.

Budsjettet bygger på historikk uten kobling til strategi

Fjorårets tall pluss en justering er behagelig, men sier ingenting om hvor selskapet er på vei. Gå ut fra målene, og bruk historikken som underlag for å vurdere hva som er rimelig, ikke som fasit for hva som skal skje.

Budsjettet behandles som en fasit i stedet for et scenario

Et budsjett er en plan under visse forutsetninger. Når forutsetningene endres, må planen få endres. Da blir oppfølgingen en samtale om hva som har skjedd, og hva dere gjør med det, ikke en rettssak om hvem som avvek.

Budsjettet bygges ovenfra i stedet for nedenfra

Når ledelsen legger tallene og lederne får dem i etterkant, tar ingen ansvar for dem. De som kan et område, skal legge budsjettet for det og deretter kontrollere mot målene. Da blir tallene realistiske og eid.

Riktige data og analyse mangler

Uten regnskapstall per prosjekt, kunde eller avdeling blir budsjettet en gjetning og oppfølgingen en sammenstilling for hånd. Det går raskere når regnskap og budsjett ligger i samme system.

Hvilket budsjettverktøy passer?

Riktig verktøy avhenger av hvor mange som skal jobbe i budsjettet, og hvor ofte det skal endres. Excel holder for få poster og få personer. Når mange ledere skal legge sine egne poster og budsjettet skal sammenlignes med regnskapet hver måned, er et verktøy som er koblet til regnskapet, lettere å holde oppdatert.

Visma Net har budsjett i Plus-pakkene (Finance Plus og Finance & Logistics Plus), og rapportering inngår i alle pakker. Da ligger budsjettet i samme system som regnskapet, og resultatet kan følges mot det. I guiden 10 problemer i økonomiavdelingen ser du hvordan rapportering i Excel og andre manuelle oppgaver koster tid, og du kan regne på din egen avdeling. Skal du velge eller bytte system, hjelper guiden om ERP-system deg med å stille kravene.