Verktøy

Kravspesifikasjon for prosjektsystem

99 krav i elleve områder, fra tilbud og ressursplanlegging til fakturering, AI og integrasjoner. Tilpasset norske regler. Sett prioritet på hvert krav og skriv hvorfor dere trenger det.

Gratis og ingenting å laste ned. Lagre kravspesifikasjonen, del den med kollegene eller send den til oss.

Start med nåsituasjonen: hva tar mest tid i dag, og hvor vil dere være om ett år?
Gå gjennom kravene område for område og sett prioritet. Legg til egne krav der våre ikke strekker til.
Se sammenstillingen, del lenken med kollegene og send kravspesifikasjonen til oss når dere vil.

Start her

Nåsituasjon og ønsket situasjon

En kravliste sier hva systemet skal klare. Den sier ikke hvorfor dere bytter. Fire korte svar gjør kravspesifikasjonen til et grunnlag for et mål dere kan måle.

Slik bruker vi svareneVi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.

Det som tar mest tid i dag Hvordan dere merker det Ønsket situasjon om ett år Hvordan dere vil måle det

Sammenstilling

Kravspesifikasjonen deres i tall

Antall krav per prioritet og område. Kravene dere har satt som Må, står i listen under tabellen.

Område	Må	Bør	Kan	Ikke aktuelt
Totalt	0	0	0	0

Lenken inneholder alt dere har fylt inn akkurat nå. Den som åpner den, kan jobbe videre i sin egen nettleser. Del den på nytt når dere har endret noe.

Send kravspesifikasjonen til oss

Vi går gjennom svarene deres og tar kontakt for å avtale et møte om nåsituasjonen og ønsket effekt med nytt system.

Lagre kravspesifikasjonen

Fortsett der dere slapp

Et systemvalg tas sjelden på én dag. Legg igjen navn og e-post, så lagres kravspesifikasjonen i denne nettleseren, og dere får en personlig lenke som åpner den hvor dere vil.

Det dere fyller inn, blir i nettleseren deres og i lenken. Vi lagrer bare kontaktinformasjonen, til dere selv velger å sende kravspesifikasjonen til oss.

Kravspesifikasjonen er lagret

Endringer lagres automatisk i denne nettleseren. Vil dere åpne kravspesifikasjonen på en annen datamaskin, lagrer dere lenken.

Din personlige lenke

Lenken inneholder det dere har fylt inn akkurat nå. Kopier den på nytt når dere har endret noe.

Vil dere vite hva kravene betyr for dere?

I et møte om nåsituasjon og ønsket situasjon går vi gjennom kravene dere må ha, og hva et nytt prosjektsystem vil gi, regnet på deres egne tall. Dere går derfra med et forslag til effektmål.

Snakk med Sindre Chr. JohansenBook 30 minutter direkte i Sindres kalender.

Hva er en kravspesifikasjon for prosjektsystem?

En liste over hva et nytt prosjektsystem skal klare, fra tilbud og ressursplanlegging til timer, fakturering og oppfølging, prioritert etter hva som er viktigst for dere. Dere bruker den til å sammenligne leverandører og som grunnlag når dere ber om tilbud.

Hva er forskjellen på et prosjektsystem og et ERP-system?

Et prosjektsystem, ofte kalt PSA-system, styrer det som skjer i oppdragene: ressurser, timer, budsjett og fakturagrunnlag. ERP-systemet tar regnskap, reskontro og årsoppgjør. De fleste tjenestebedrifter trenger begge, integrert slik at dere slipper dobbeltregistrering av kunder og fakturaer. Skal dere bytte ERP-system, finnes kravspesifikasjonen for ERP-system.

Hvordan prioriterer dere kravene?

Må betyr at virksomheten ikke fungerer uten. Bør er viktig, men det finnes en vei rundt. Kan er fint å ha. Ikke aktuelt gjelder ikke dere. Hold antallet må-krav nede, ellers blir det vanskelig å se hva som skiller leverandørene.

Hvem bør være med på å lage kravspesifikasjonen?

Økonomi, et par prosjektledere, den som planlegger ressursene og den som har ansvar for IT. Ta også med en konsulent som fører timer hver uke, for timelisten er det som brukes mest. Daglig leder bør stå bak nåsituasjonen og den ønskede situasjonen. Del lenken, så kan hver enkelt fylle inn sin del.

Er kravene tilpasset norske regler?

Ja. Kravene tar med blant annet oversikt over arbeidstid etter arbeidsmiljøloven, reiseregning etter statens satser, EHF og KID, a-melding, SAF-T og oppbevaring etter bokføringsloven. Sjekk gjerne de lovpålagte kravene med revisor eller regnskapsfører.

Hva bør vi kreve av AI i et prosjektsystem?

Start med hva AI skal gjøre i hverdagen, for eksempel svare på spørsmål om prosjekter og belegg eller registrere timer. Krev deretter kontrollen: at endringer vises og godkjennes før de lagres, at brukerens egne tilganger gjelder, og hva AI ikke får gjøre. Kravene står i området AI og automatisering.

Gjelder kravspesifikasjonen bare Severa?

Nei. Kravene er skrevet slik at dere kan bruke dem til hvilket som helst prosjektsystem. Under Godt å vite i hvert område står det hvordan Severa, Severa MCP og Anni møter kravene.

Lagres det vi fyller inn hos Confect?

Ikke før dere selv sender kravspesifikasjonen til oss. Det dere fyller inn, blir i nettleseren og i lenken. Lagrer dere med skjemaet, lagrer vi bare kontaktinformasjonen.

Kravspesifikasjon for prosjektsystem

Nåsituasjon og ønsket situasjon

Salg, tilbud og kunde

Tilbud med prismodell, roller og timer som blir prosjekt uten dobbeltregistrering

Vunnet avtale i CRM oppretter prosjektet automatisk

Ett kunderegister som deles av CRM, prosjekt og regnskap

Tilbudsmaler per tjeneste eller oppdragstype

Avtaler, rammeavtaler og prislister per kunde

Oversikt over salgsprognose og kommende belegg

Prosjektplanlegging og styring

Prosjekter med faser, aktiviteter og milepæler

Prosjektmaler for samme oppsett hver gang

Budsjett for tid, kostnad og inntekt per prosjekt og fase

Budsjett sammenlignet med utfall i sanntid

Prognose for gjenstående arbeid og sluttresultat

Endringsmeldinger og tilleggsarbeid registrert og fakturert for seg

Prosjektstatus og risiko synlig for prosjektledere og ledelse

Dokumenter og notater knyttet til prosjektet

Gantt-diagram og tidslinje for prosjekter og faser

Ressursplanlegging og belegg

Ressursplanlegging per person, rolle og kompetanse

Belegg og kapasitet i sanntid for hele selskapet

Varsel når noen er overbooket eller ikke har belegg

Prognose for fremtidig ressursbehov basert på pågående og solgte prosjekter

Planlegging per rolle før riktig person er utpekt

Kompetanse og sertifiseringer per medarbeider

Kostnad per ressurs i planleggingen

Planlegging som tar hensyn til fravær og ferie

Visuell ressursplan med dra og slipp

Timer, utlegg og fravær

Timeføring på PC og mobil

Timer ført på prosjekt, fase og aktivitet

Start og stopp i sanntid

Godkjenning av timer av prosjektleder eller leder

Påminnelse når timelisten ikke er levert

Retting av feilførte timer med sporbarhet

Oversikt over arbeidstid og overtid per ansatt, slik arbeidsmiljøloven krever

Fakturerbar og ikke-fakturerbar tid, reisetid og overtid

Reiseregning med diett og kjøregodtgjørelse etter statens satser

Utlegg med kvittering direkte på prosjekt

Fravær og ferie med godkjenning

Timer og fravær som grunnlag for lønn og a-melding

Fakturering og prismodeller

Løpende timer, fastpris, retainer og à konto i én løsning

Fakturering per milepæl eller fase

Fakturagrunnlag lages automatisk basert på timer og utlegg

Kontroll og godkjenning av fakturagrunnlag før fakturaen sendes

Påslag på utlegg og viderefakturerte kostnader, med riktig mva

Timepriser per rolle, person, kunde eller avtale

Gjentakende fakturaer for supportavtaler og abonnement

EHF-faktura via Peppol

KID på utgående fakturaer

Fakturering i flere valutaer

Fakturahistorikk per kunde og prosjekt

Økonomi og ERP-system

Fakturaer bokføres automatisk i ERP-systemet

Kunder, prosjekter og dimensjoner synkronisert med ERP-systemet, slik at de følger med i SAF-T

Leverandørfakturaer og kostnader havner på riktig prosjekt

Påløpt, ikke fakturert arbeid per prosjekt

Innbetalinger og kundefordringer synlige i prosjektet

Faktisk lønnskostnad per person i prosjektets kalkyle

Prosjektresultat som stemmer med regnskapet

Oppbevaring av timelister og fakturagrunnlag i tråd med bokføringsloven

Rapporter og nøkkeltall

Faktureringsgrad per person, team og selskap

Prosjektmargin og lønnsomhet per prosjekt, kunde og oppdragstype

Beleggsgrad og kapasitetsprognose

Dashbord for ledelse, prosjektledere og konsulenter

Egne rapporter med filtre og dimensjoner

Planlagte rapporter på e-post

Kunderapporter med timer og status per oppdrag

Eksport til Excel og BI-verktøy som Power BI

Klimaavtrykk per prosjekt

AI og automatisering

Spørsmål om prosjekter, timer og belegg med egne ord, med svar fra oppdaterte data

Timer, aktiviteter og utlegg registreres via en AI-assistent som Claude eller Copilot

Prosjekter, faser og ressursallokeringer opprettes via en AI-assistent

Hver endring fra en AI-assistent vises først og lagres når brukeren har godkjent den

AI-assistenten jobber med brukerens egne tilganger

Leverandørfakturaer tolkes og matches mot riktig prosjekt