Automatisere forretningsprosesser i ERP-systemet: slik begynner du
Slik automatiserer du forretningsprosesser i ERP-systemet: velg riktige prosesser, sikre dataene og mål hvor mye som skjer av seg selv.
Niclas NässlanderOppdatert 10 november 2026 · 4 min lesing
Kort svar
Du automatiserer forretningsprosesser ved å velge oppgavene som er gjentakende, regelstyrte og tidkrevende, som leverandørfakturaer, ordreregistrering og innkjøp. Sørg for at dataene stemmer, bygg deretter arbeidsflyten i ERP-systemet eller i et tillegg, og la en person godkjenne det som påvirker bokføring og betaling. Mål hvor stor del som skjer uten manuelt arbeid.
Innhold
Det finnes oppgaver i enhver virksomhet som gjøres for hånd fordi ingen har bestemt noe annet. En faktura skrives av, en ordre legges inn fra en e-post, et underlag sendes videre. Automatisering handler om å velge hvilke av dem som skal flyttes til systemet, og gjøre det i en rekkefølge som gir resultater.
Hva er automatisering av forretningsprosesser?
Automatisering av forretningsprosesser er å la systemet utføre gjentakende oppgaver som ellers gjøres for hånd. Det kan være regelstyrt, der systemet gjør det samme hver gang, eller støttet av AI, der systemet leser og foreslår.
ERP-systemet er et godt sted å begynne, fordi prosessene allerede ligger der. Visma Net automatiserer over 170 rutiner, og du kan bygge videre med tillegg der standardfunksjonen ikke strekker til.
Hvilke prosesser bør du automatisere?
Velg etter fire kriterier. Oppgaven skal være gjentakende, regelstyrt, tidkrevende og bygge på data som stemmer. Ikke begynn med det som er mest komplisert. Begynn med det som tar mest tid og har tydelige regler.
| Prosess | Hvorfor den passer | Hva som kreves |
|---|---|---|
| Leverandørfakturaer | Høyt volum, tydelige regler | Riktig leverandørregister, godkjenningsregler |
| Ordreregistrering | Samme oppgave hver gang | Vare- og kundedata som stemmer |
| Innkjøp | Regelstyrt, ofte gjentakende | Bestillingsregler, leverandørdata |
| Avstemminger | Tidkrevende, regelstyrt | Bankdata, tydelige regler for matching |
| Utsending av rapporter | Samme rapport til de samme personene | Ferdige rapporter, mottakerlister |
Slik løser vi det
Rutinene går av seg selv i systemet dere allerede har
Visma Net automatiserer over 170 rutiner, og du kan bygge videre med tillegg der standardfunksjonen ikke strekker til.
Les om Visma Net →Hvordan finner du de gjentakende oppgavene?
Spør teamet hvilken oppgave de helst ville sluppet. Det er ofte riktig svar. Mål deretter hvor lang tid den tar per uke. En oppgave som tar fem minutter én gang i uken, er ikke verdt å automatisere. En som tar to timer hver dag, er det.
Eksempel med oppdiktede tall: en oppgave tar ti minutter og gjøres 50 ganger i uken. Det blir drøyt åtte timer i uken. Etter automatisering står kontrollen av avvik igjen. Det er den forskjellen du sammenligner med kostnaden for å bygge arbeidsflyten.
Hvordan automatiserer du fakturaer og ordre?
Leverandørfakturaer og ordre er de vanligste startpunktene, fordi volumet er høyt og oppgavene ser like ut. Anni er en modulplattform som legges oppå ERP-systemet og leser og skriver direkte der. Anni leser leverandørfakturaen, matcher den mot innkjøp eller avtale og foreslår kontering. En bestilling på e-post kan bli ordre uten avskrift, og en kollega kontrollerer den.
Prinsippet er at systemet foreslår, og en person godkjenner. Hvert steg logges. Da kan du stole på arbeidsflyten og likevel se hva som skjedde.
Hvordan integrerer du systemene?
Mange manuelle oppgaver finnes mellom systemer: en opplysning skrives av fra ett system til et annet. Det er ofte det beste stedet å automatisere. En integrasjon som overfører data automatisk, fjerner dobbeltregistreringen og reduserer risikoen for feil.
Begynn med integrasjonene som sparer mest manuelt arbeid, for eksempel mellom CRM og økonomi eller mellom prosjekt og faktura. Der standardfunksjonen mangler, kan et smart tillegg bygge det som trengs i systemet dere allerede bruker. Les mer om integrasjoner.
Hvordan måler du automatiseringen?
Mål hvor stor del av en prosess som skjer uten manuelt arbeid. I Visma Net finnes et dashbord for automatiseringsnivå som viser selskapets automatiseringsgrad i sanntid for prosessen fra innkjøp til betaling. Det dekker innkjøp til betaling, ikke hele virksomheten.
En automatiseringsgrad er et tall du kan følge og sette et mål for. Mål også ledetiden, altså hvor lang tid en arbeidsflyt tar fra start til slutt, og antall feil. Tallene viser om automatiseringen faktisk gjorde en forskjell. Les mer om Visma Net.
Hvordan holder du automatiseringen sikker?
Automatisering skal aldri bety at kontrollen forsvinner. Bestem hva systemet får lese, hva det får endre, og hvilke steg som alltid krever godkjenning fra et menneske, særlig alt som påvirker bokføring og betaling. Sørg for at hver handling logges med hvem, når og hva.
Riktige data før automatikk. Automatikk på dårlige data gir feil raskere. Kontroller derfor leverandørregister, varedata og tilganger før du slår på en arbeidsflyt.
Vanlige spørsmål
Hva er automatisering av forretningsprosesser?
Automatisering av forretningsprosesser betyr at systemet utfører gjentakende oppgaver som ellers gjøres for hånd. Det kan være regelstyrt, der systemet gjør det samme hver gang, eller støttet av AI som leser og foreslår. En person godkjenner det som påvirker bokføring og betaling.
Hvilke prosesser bør man begynne å automatisere?
Velg oppgaver som er gjentakende, regelstyrte og tidkrevende. Leverandørfakturaer, ordreregistrering, innkjøp og avstemminger er vanlige startpunkter. Begynn med det som tar mest tid og har tydelige regler, ikke med det som er mest komplisert.
Hvordan automatiserer man prosesser i et ERP-system?
Begynn med å kartlegge hvilke oppgaver som gjøres for hånd, og hvor lang tid de tar. Sørg for at dataene stemmer, og bygg deretter arbeidsflyten med systemets egne funksjoner eller et tillegg. La en person godkjenne steg som påvirker bokføringen, og mål hvor stor del som skjer automatisk.
Hvordan måler man automatiseringsgraden?
Mål hvor stor del av en prosess som skjer uten manuelt arbeid, for eksempel andelen fakturaer som behandles uten manuelt arbeid. I Visma Net finnes et dashbord for automatiseringsnivå for prosessen fra innkjøp til betaling. Følg også ledetid og antall feil.
Er automatisering sikkert?
Det er sikkert hvis du bestemmer grensene på forhånd. Angi hva systemet får lese og endre, krev godkjenning for det som påvirker bokføring og betaling, og sørg for at hver handling logges. Kontroller at grunndataene stemmer før du slår på en arbeidsflyt.