GuideUndersøkelse fra Sverige 2026
De fleste prosjektbedrifter jobber ineffektivt
Kalkylen i Excel, planleggingen i et prosjektverktøy og timene i et tredje system. En undersøkelse blant 190 svenske prosjektbedrifter viser hvordan prosjektene faktisk styres, og hva det koster i kontroll og margin. Undersøkelsen er gjennomført i Sverige, men problemene finnes også i norske prosjektbedrifter. Kjenner dere dere igjen?
01 Verktøyene
Samme prosjekt, flere systemer
De fleste svenske prosjektbedrifter jobber i flere verktøy parallelt i stedet for i én sammenhengende flyt. Kalkylen ligger i et regneark, planleggingen i et prosjektverktøy, kommunikasjonen i et samarbeidsverktøy og oppfølgingen et helt annet sted.
Hvilke verktøy brukes for å drive kundeprosjekter?
Andel av respondentene i Sverige, flere svar mulig
- Regneark, for eksempel Excel64 %
- Prosjektverktøy62 %
- Samarbeidsverktøy46 %
- CRM-system37 %
- Timer og utlegg35 %
- Prosjektsystem (PSA)32 %
- ERP-system23 %
- Egenutviklet system20 %
- Papir og whiteboard17 %
- Verktøy for ressursplanlegging17 %
To av tre bruker regneark for å drive prosjektene sine. Bare én av tre har et prosjektsystem som samler flyten.
Konsekvensen er at prosjektdata spres, det manuelle arbeidet øker og kontrollen blir mindre. Timene føres likevel: 85 prosent har et verktøy for det, men timene havner sjelden der kalkylen og planleggingen ligger.
bruker et verktøy for timeføring
av bedriftene fører timer hver dag
02 Lønnsomheten
Lønnsomheten regnes ved siden av prosjektene
Når lønnsomheten skal regnes ut, blir mønsteret enda tydeligere. Den håndteres sjelden der prosjektene faktisk drives.
Hvor regnes prosjektenes lønnsomhet?
Andel av respondentene i Sverige, flere svar mulig
- Regneark, for eksempel Excel61 %
- ERP-system31 %
- CRM-system31 %
- Prosjektverktøy31 %
- Økonomisystem30 %
- BI-verktøy29 %
- Prosjektsystem (PSA)27 %
- Timeføringssystem21 %
- Egenutviklet verktøy16 %
- Regnes for hånd12 %
I praksis følges lønnsomheten opp i regneark ved siden av prosjektene, i økonomisystemer uten integrasjon med prosjektdataene, og for hånd i etterkant.
Da oppdages lønnsomhetsproblemene for sent, og marginen forsvinner uten at noen merker det. Det samme gjelder planleggingen: regnearket er det vanligste verktøyet også for å fordele ressurser.
av dem som planlegger ressurser, gjør det i Excel
gjør en strukturert ressursplanlegging i de fleste prosjekter
03 Utfordringene
Prosjektbedriftene vet nøyaktig hva som ikke fungerer
Dette er ikke enkeltstående problemer. Det er en arbeidsmåte der prosjektstatus ikke er oppdatert, lønnsomheten følges opp i etterkant og beslutningene tas på data som allerede er gamle.
Største utfordringer i prosjektstyringen
Andel av respondentene i Sverige, de sju vanligste
- For mye manuelt arbeid og administrasjon28 %
- Prosjekt, timeføring og fakturering henger ikke sammen22 %
- Vanskelig å forutse belegg og kapasitet21 %
- De ansatte fører ikke timer riktig20 %
- For mange verktøy som ikke snakker sammen18 %
- Vanskelig å planlegge og fordele ressurser18 %
- Vanskelig å forutse inntekter og fakturering17 %
Øverst ligger det manuelle arbeidet, og deretter at prosjekt, timeføring og fakturering ikke henger sammen. Utfordringene henger sammen: når systemene ikke snakker sammen, blir det mer manuelt arbeid, og når timene ikke føres riktig, blir både prognosen og fakturaen feil.
Også verktøyene får kritikk. De vanligste problemene med dagens systemer er at de er vanskelige å bruke, at de ikke er integrert med andre verktøy og at de ikke gir oversikt over prosjektenes status i sanntid.
04 Deres bransje
Kjenner dere dere igjen?
Utfordringene ser forskjellige ut i ulike bransjer, men årsaken er den samme: systemene henger ikke sammen. Velg bransje.
IT og tech
Data finnes, men gir ikke noe bilde
Systemene inneholder mye data, men den er spredt og vanskelig å bruke. Helhetsbildet mangler og beslutninger tas for sent, så prosjektene styres reaktivt.
- For mye manuelt arbeid31 %
- Vanskelig å forutse belegg og kapasitet22 %
- Data når ikke alle, informasjonen flyter ikke22 %
- Prosjekt, timer og fakturering henger ikke sammen20 %
- Vanskelig å planlegge og fordele ressurser20 %
Største utfordringer i prosjektstyringen, andel av respondentene i Sverige. 74 svar.
Ingeniørselskaper
Kapasiteten er vanskelig å planlegge
Fokuset ligger på ressursplanlegging og prognoser, men uten riktige verktøy mangler man tid til å planlegge i forkant. Resultatet blir overbelegg eller ubrukt kapasitet.
- For mye manuelt arbeid31 %
- Vanskelig å forutse belegg og kapasitet29 %
- Prosjekt, timer og fakturering henger ikke sammen27 %
- For mange verktøy som ikke snakker sammen27 %
- De ansatte fører ikke timer riktig20 %
Største utfordringer i prosjektstyringen, andel av respondentene i Sverige. 45 svar.
Konsulentselskaper
Mange systemer, lite kontroll
Prosjekt, timeføring og fakturering ligger i separate systemer. Informasjonen henger ikke sammen og mye gjøres for hånd, noe som spiser opp marginen.
- For mange verktøy som ikke snakker sammen25 %
- For mye manuelt arbeid22 %
- De ansatte fører ikke timer riktig22 %
- Begrenset oversikt over pågående prosjekter22 %
- Data når ikke alle, informasjonen flyter ikke22 %
Største utfordringer i prosjektstyringen, andel av respondentene i Sverige. 36 svar.
Arkitekter og design
Lønnsomheten synes for sent
Prosjektene følges opp i etterkant i stedet for mens de pågår. Avvik oppdages når det allerede er for sent å påvirke, og marginen forsvinner uten at noen merker det.
- Prosjekt, timer og fakturering henger ikke sammen40 %
- Dårlig innsikt i prosjektenes lønnsomhet40 %
- Verktøyene støtter ikke arbeidsmåten40 %
- De ansatte fører ikke timer riktig33 %
- Dobbeltbookinger og overbelastede ansatte33 %
Største utfordringer i prosjektstyringen, andel av respondentene i Sverige. 15 svar. Få svar i gruppen, les resultatet som en retning.
Reklame- og kommunikasjonsbyråer
Det manuelle arbeidet tar over
Arbeidsmåtene er fleksible, men systemene mangler struktur. Det gjør oppfølgingen vanskelig og fører til manuelle prosesser.
Les mer: Visma Severa for reklamebyråer.
- For mye manuelt arbeid28 %
- Rapporteringen til ledelsen tar tid eller er mangelfull22 %
- Dobbeltbookinger og overbelastede ansatte22 %
- Vanskelig å forutse belegg og kapasitet17 %
- Vanskelig å forutse inntekter og fakturering17 %
Største utfordringer i prosjektstyringen, andel av respondentene i Sverige. 18 svar. Få svar i gruppen, les resultatet som en retning.
05 Kontroll
Slik jobber prosjektbedrifter som har kontroll
Forskjellen mellom prosjektbedrifter som sliter og de som har kontroll, ligger ikke i menneskene. Den ligger i hvordan prosjektene drives.
Prosjektene drives i én flyt
Hele prosjektet håndteres i én sammenhengende flyt, så informasjon ikke flyttes for hånd mellom systemer.
- Fra salg og tilbud
- Til prosjektplanlegging og ressurser
- Videre til timeføring, oppfølging og faktura
Lønnsomheten synes mens prosjektet pågår
Prosjektene følges opp løpende i stedet for i etterkant.
- Inntekter og kostnader synes direkte i prosjektet
- Avvik oppdages mens arbeidet pågår
- Tiltak settes inn i tide
Ressursene planlegges i forkant
Ressursplanlegging handler om å skape balanse over tid, så både overbelegg og dødtid blir mindre.
- Se belegget fremover
- Finn flaskehalsene i tide
- Fordel arbeidet etter kompetanse og kapasitet
Dataene ligger på ett sted
Alle prosjektdata samles og brukes i én løsning.
- Alle jobber basert på den samme informasjonen
- Rapporteringen skjer automatisk
- Beslutningene tas på oppdaterte data
06 Visma Severa
Prosjekt, timer og økonomi i samme flyt
Visma Severa er et prosjektsystem, et PSA-system, bygget for bedrifter som selger tid og kompetanse. Salg, prosjektplanlegging, ressursplanlegging, timeføring, fakturering og prosjektlønnsomhet ligger i én løsning, med integrasjon mot økonomisystemer som Visma Net.
Visma Severa der dere allerede jobber
Med Severa MCP integreres Visma Severa med AI-assistenter som Claude og Microsoft Copilot. MCP er en standard som lar AI-assistenter hente og registrere data i andre systemer.
Spør hvordan belegget ser ut neste uke eller hvor mange timer som er brukt i et prosjekt, og få svar fra oppdaterte data i Severa. Be assistenten føre ukens timer, legge inn et reiseutlegg eller opprette et prosjekt med faser og ressurser.
I den svenske undersøkelsen ser 44 prosent AI som en assistent som støtter arbeidet, og 26 prosent som en kollega som tar seg av deler av oppgavene. Det er nettopp den rollen integrasjonen gir.
Kontrollen ligger hos dere
- Hver endring vises først og lagres når dere har godkjent den.
- Deres egne tilganger i Severa gjelder ved hver forespørsel.
- Ingenting kan slettes via integrasjonen.
Med Severa kan vi jobbe smartere med prosjektplanlegging og økonomi. Vi følger opp lønnsomhet per prosjekt og får med hele virksomheten i samme prosess.
Slik tar vi ansvar for effekten. Vi setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, fortsetter vi å jobbe til det er nådd, uten at det koster mer.
Mer oppå Visma Severa: Anni legger AI oppå systemet, og smarte tillegg fjerner arbeidsoperasjoner som ingen standardfunksjon løser, for eksempel integrasjonen mellom Severa og lønnssystemet.
07 Vanlige spørsmål
Vanlige spørsmål om prosjektstyring i prosjektbedrifter
Hvordan styrer svenske prosjektbedrifter prosjektene sine?
De fleste jobber i flere verktøy samtidig. I nSights undersøkelse for Visma blant 190 svenske prosjektbedrifter bruker 64 prosent regneark for å drive prosjektene, 62 prosent prosjektverktøy og 46 prosent samarbeidsverktøy. Bare 32 prosent bruker et prosjektsystem (PSA). Det samme prosjektet håndteres derfor ofte i flere systemer som ikke henger sammen.
Hvor regner prosjektbedrifter på lønnsomheten?
Oftest i regneark. 61 prosent av de svenske respondentene bruker regneark for å regne på prosjektenes lønnsomhet, mens ERP-system, CRM-system og prosjektverktøy brukes av rundt 30 prosent hver. Lønnsomheten regnes altså sjelden der prosjektene faktisk drives, og følges derfor ofte opp i etterkant.
Hva er de største utfordringene i prosjektstyringen?
For mye manuelt arbeid og administrasjon (28 prosent), at prosjekt, timeføring og fakturering ikke henger sammen (22 prosent), og at det er vanskelig å forutse belegg og kapasitet (21 prosent). Deretter kommer at timer ikke føres riktig og at verktøyene ikke snakker sammen. Tallene er fra svenske prosjektbedrifter.
Hva er et prosjektsystem (PSA)?
Et prosjektsystem, eller PSA-system (Professional Services Automation), samler salg, prosjektplanlegging, ressursplanlegging, timeføring, fakturering og prosjektlønnsomhet i én flyt. Det er bygget for bedrifter som selger tid og kompetanse. Visma Severa er et PSA-system og integreres med økonomisystemer som Visma Net.
Hva er Severa MCP?
Severa MCP er en integrasjon som tar Visma Severa inn i AI-assistenter som Claude og Microsoft Copilot. Der kan dere spørre om prosjekter, timer og belegg, og føre timer og utlegg. Hver endring vises først og lagres når dere har godkjent den, deres tilganger i Severa gjelder, og ingenting kan slettes via integrasjonen.
Om undersøkelsen
- Undersøkelsen ble gjennomført av nSight Oy på oppdrag fra Visma og publisert i februar 2026.
- Nettbasert spørreundersøkelse i desember 2025 og januar 2026 med 190 svar fra svenske bedrifter innen arkitektur og design, ingeniørvirksomhet, IT, konsulentvirksomhet og reklame og kommunikasjon. Undersøkelsen omfatter ikke norske bedrifter.
- Respondentene kjøper eller bruker digitale verktøy for prosjektstyring i bedriftene sine. Prosentandelene er avrundet.
- Resultatene for arkitekter og design (15 svar) og reklame- og kommunikasjonsbyråer (18 svar) bygger på få svar og bør leses som en retning.