Inntakskost: derfor blir varekosten din feil når frakten svinger

Vet du hva varene på lageret ditt faktisk kostet deg? Ikke hva du kjøpte dem for, men hva de kostet med frakt og toll på toppen.

For mange som importerer er det ærlige svaret nei, og årsaken er som regel at økonomi og logistikk ligger i hver sin løsning. Her er hva det koster deg i praksis.

Fraktraten er blitt en variabel du ikke styrer selv

De siste seks årene har fraktratene fra Asia svingt så kraftig at det kan føles ut som du sitter på børsen og spekulerer. Ned i kjelleren, opp i taket, og så en ny runde neste kvartal.

Poenget her er ikke nivået på ratene. Poenget er at en betydelig del av varekosten din nå bestemmes av noe helt annet enn forhandlingen du hadde med leverandøren. Du kan ha forhandlet frem en god innkjøpspris og likevel sitte igjen med en vare som tjener deg ingenting, fordi frakten doblet seg mellom bestilling og levering.

For de fleste importører har dette sluttet å være en unntakssituasjon. Det er bare blitt hverdagen.

Varene kommer inn på lageret med feil kost

Når varemottaket registreres, er kosten som følger med varene som regel bare fakturaen fra leverandøren. Frakt, toll, spedisjon og gebyrer kommer senere, ofte flere uker senere, og med dagens satser kan de utgjøre en stor andel av den faktiske kosten.

Har du populære varer, har du kanskje allerede solgt en god del av partiet før du i det hele tatt har sett de reelle kostnadene. Dekningsbidraget du så på i mellomtiden var feil. Utprisen du satte, var basert på et tall som ikke stemte.

Det er her mange oppdager problemet for sent, som regel når noen begynner å lure på hvorfor marginen falt uten at noe åpenbart hadde skjedd.

Inntakskost er mekanismen som retter opp regnestykket

Inntakskost betyr at alle kostnadene som skal til for å få varen inn på lageret legges på varemottaket og fordeles ut på varelinjene. Fordelingen kan skje etter verdi, vekt, volum eller antall, avhengig av hva som gir riktigst bilde for varene dine.

Resultatet er at lagerverdien blir riktig, dekningsbidraget blir riktig, og kostprisen på varer du allerede har solgt blir oppdatert i ettertid. Du får med andre ord et regnestykke som tåler å bli sett på.

Det er ikke en avansert funksjon forbeholdt store konsern. Det er grunnleggende varehandel, og det forutsetter bare at tallene fra logistikken og tallene fra regnskapet ligger samme sted.

To systemer betyr at jobben sjelden blir gjort

Når økonomi og logistikk ligger i to forskjellige løsninger, skjer denne operasjonen to steder. I teorien kan du fortsatt gjøre den manuelt.

I praksis skjer den ofte ikke. Det krever at noen henter fraktfakturaen i ett system, finner riktig varemottak i et annet, fordeler beløpet på riktige varelinjer og sørger for at allerede solgte varer også blir oppdatert. Hver måned, på hvert parti.

Det som skjer i stedet er at kostprisen blir stående urørt, mens frakt og toll havner på en egen kostnadskonto i regnskapet. Bunnlinjen din stemmer fortsatt. Men den forteller deg ikke lenger hvilke varer som faktisk tjener penger, og hvilke som blør.

Se hvordan dette håndteres i Visma Net

I Visma Net ligger økonomi og logistikk i samme løsning, og inntakskosten fordeles som en del av den vanlige prosessen. Vi viser deg gjerne hvordan det ser ut på dine egne varer. Ta kontakt med oss

Med tallene ett sted kan du bruke AI aktivt

Når økonomi og logistikk deler det samme datagrunnlaget, får du også noe annet på kjøpet. Du kan sette AI til å følge med på utviklingen for deg.

Hvilke varenumre har fått størst økning i varekost siste kvartal. Hvilke varer selges nå med en dekningsgrad under det du har satt som gulv. Hvor har frakten spist opp marginen uten at prisen er justert.

Det er spørsmål du kan stille i klartekst mot tallene i Visma Net, og få svar på med en gang. Ligger tallene i to systemer, må noen først bygge en rapport som kobler dem sammen, og da blir det som regel med tanken.

Kontroll tåler dårlig å bli delt i to

Det påstås fortsatt at du skal velge det beste økonomisystemet og det beste logistikksystemet, og sette dem sammen. I varehandel ender du som regel opp med det motsatte av det du var ute etter. Mindre kontroll, og en mer kompleks løsning å drive bedriften din på.

Du kan ha det beste logistikksystemet i verden. Det hjelper lite hvis regnskapet ditt ikke vet hva varene kostet.

Vanlige spørsmål om inntakskost

Hva er inntakskost? Inntakskost er den totale kostnaden for å få en vare inn på lageret ditt, ikke bare innkjøpsprisen. Frakt, toll, forsikring, spedisjon og gebyrer inngår. Kostnadene fordeles ut på varelinjene i varemottaket slik at kostprisen per vare blir riktig. Det engelske begrepet er landed cost.

Hvorfor blir kostprisen feil når frakt og toll kommer etter varemottaket? Fordi varemottaket registreres med den kosten som er kjent der og da, altså leverandørfakturaen. Kommer fraktfakturaen tre uker senere, har varene allerede ligget på lager med for lav kostpris, og noen av dem er kanskje solgt. Uten en inntakskostprosess blir den differansen aldri lagt tilbake på varene.

Kan du fordele fraktkostnader på varer som allerede er solgt? Ja, og det er nettopp det inntakskost skal håndtere. Visma Net oppdaterer kostprisen også på de solgte enhetene, slik at dekningsbidraget på allerede fakturerte ordrer blir korrigert. Uten den funksjonen ser du bare en kostnad på en konto, og marginhistorikken din blir stående feil.

Hva er forskjellen på å bokføre frakt som en kostnad og å bruke inntakskost? Bokfører du frakten rett på en kostnadskonto, blir totalresultatet riktig, men du mister koblingen til varene. Du ser ikke hvilke produkter kostnaden tilhørte. Med inntakskost følger kostnaden varen, og du kan fortsatt se lønnsomhet per vare, per varegruppe og per kunde.

Trenger du ett system for både økonomi og logistikk? Du kan integrere to systemer, men da må integrasjonen håndtere inntakskost begge veier, og den må vedlikeholdes. Erfaringsmessig er det her det ryker først. I Visma Net ligger økonomi og logistikk i samme løsning, og fordelingen skjer som en del av den vanlige prosessen, uten at noen må huske på det.

Vil du vite hva varene dine faktisk koster

Vi setter opp Visma Net til fast pris, med go live innen 60 dager. Snakk med oss om varehandel