Et byrå kan ha fulle ordrebøker og likevel dårlig lønnsomhet. Omsetningen viser hvor mye som selges, ikke hvor mye som blir igjen. Marginen avgjøres oppdrag for oppdrag, og den vises som regel først når oppdraget er ferdig.
Lønnsomheten per oppdrag er inntekten minus kostnadene for oppdraget, uttrykt i kroner og som andel av inntekten. Kostnaden er de registrerte timene ganger kostnaden per time, pluss utlegg og innkjøp som ikke kan viderefaktureres. Det kalles prosjektmargin.
Eksempel (oppdiktede tall, bare for å vise regnemåten): En retainer gir 100 000 kr i måneden. Teamet registrerer 80 timer og koster 700 kr per time, altså 56 000 kr. Marginen blir 44 000 kr, eller 44 prosent. Registrerer teamet 120 timer, blir kostnaden 84 000 kr og marginen 16 000 kr, eller 16 prosent. Prisen er den samme, men oppdraget har blitt mye dårligere.
| Prismodell | Slik fungerer den | Hvor risikoen ligger |
|---|---|---|
| Timepris | Kunden betaler for registrerte timer | Hos kunden, men timer som ikke registreres, blir ikke betalt |
| Fast pris | Fast beløp for et avgrenset oppdrag | Hos byrået, hvis arbeidet tar lengre tid enn beregnet |
| Retainer | Fast beløp per måned for avtalt arbeid | Hos byrået, hvis arbeidet vokser uten at prisen følger med |
Mange byråer bruker alle tre samtidig. Da trengs et system som kan følge timer og kostnad mot hver av dem.
Marginen forsvinner sjelden ett sted. Den lekker flere steder, og de fleste vises ikke i omsetningen.
Du trenger timer, utlegg og budsjett i samme system, og data som oppdateres når timene registreres. Da kan du se hvilke oppdrag som går over, allerede samme uke, ikke etter at oppdraget er avsluttet.
Severa er et PSA-system (Professional Services Automation) for prosjektdrevne tjenestebedrifter. Det støtter timepris, fast pris og retainer i samme system, og timene knyttes direkte til fakturagrunnlaget. Prosjektmarginen og prognosen vises mens oppdraget pågår, uten at du venter på månedsrapporten. Severa integreres med HubSpot og Visma Net, slik at en vunnet avtale overføres til Severa, og økonomien henger sammen.
Slik får du en rød tråd fra salg til faktura. Les mer om hvordan Confect jobber med reklame- og mediebyråer.
Regn ut margin per kunde over et helt år, ikke bare per oppdrag. En kunde med mange små oppdrag kan koste mer å håndtere enn den gir. En kunde med en jevn retainer kan bære byrået. Når du ser tallet, kan du prise på nytt, avgrense omfanget eller takke nei.
Hvordan andre prosjektbedrifter styrer prosjektene sine, viser guiden Prosjektbedrifter jobber ineffektivt, som bygger på en undersøkelse nSight gjorde for Visma blant 190 svenske prosjektbedrifter.