Du vil vite om prosjekt A er lønnsomt. Kontoplanen sier at du har inntekter på en konto i klasse 3 og kostnader på en konto i klasse 4, men ikke hvilke prosjekter de hører til. Da legges det til flere kontoer, én per prosjekt, og snart er kontoplanen en liste ingen har oversikt over.
En kontoplan er listen over kontoene som regnskapet bruker. Den svarer på hvor en transaksjon skal bokføres. Norsk Standard Kontoplan, NS 4102, er den vanligste i Norge, og de fleste regnskapssystemer bygger på den. Kontoene i NS 4102 er delt inn i klasser:
| Klasse | Innhold |
|---|---|
| 1 | Eiendeler |
| 2 | Egenkapital og gjeld |
| 3 | Salgs- og driftsinntekter |
| 4 | Varekostnad |
| 5 | Lønnskostnad |
| 6 og 7 | Avskrivninger og annen driftskostnad |
| 8 | Finansinntekter og finanskostnader, skatt og årsresultat |
En dimensjon er en ekstra opplysning som settes på en bokføringslinje i tillegg til kontoen, for eksempel prosjekt, kunde, avdeling eller produkt. Kontoen sier hva pengene gjelder. Dimensjonen sier hva transaksjonen hører til. Det er to ulike spørsmål som krever ulike svar.
| Spørsmål | Besvares av | Eksempel |
|---|---|---|
| Hvor bokføres transaksjonen? | Kontoplanen | En konto for markedsføring |
| Hvilket prosjekt hører den til? | Dimensjonen prosjekt | Prosjekt 1042 |
| Hvilken kunde eller region? | Dimensjonen kunde eller region | Region Vest |
| Hvilken avdeling bærer kostnaden? | Dimensjonen avdeling | Marked |
Kontoplanen blir for stor når kontoene må gjøre jobben til dimensjonene. Vil du skille kostnader per avdeling, prosjekt og kunde uten dimensjoner, finnes det bare én måte: en konto for hver kombinasjon. Antall kombinasjoner vokser raskere enn noen rekker å vedlikeholde.
Tabellen er et regneeksempel med oppdiktede antall, ikke statistikk. Bytt ut tallene med dine egne.
| Uten dimensjoner | Med dimensjoner | |
|---|---|---|
| Kostnadsarter | 20 | 20 |
| Avdelinger | 5 | 5 |
| Prosjekter | 40 | 40 |
| Antall kontoer eller verdier å vedlikeholde | 4 000 (20 × 5 × 40) | 65 (20 + 5 + 40) |
Følgen er en kontoplan ingen har oversikt over, rapporter som aldri helt stemmer, og en økonomiavdeling som bruker tid på å lete etter riktig konto i stedet for å analysere.
Begynn med spørsmålene, ikke med kontoene. Bestem hvilke rapporter ledelsen trenger hver måned, og bygg bare de dimensjonene som svarer på dem. Det gjør strukturen liten nok til å vedlikeholde og stor nok til å svare på det ledelsen faktisk spør om. Gjør slik:
Hvilke dimensjoner som passer, avhenger av virksomheten. Dette er forslag å gå ut fra:
| Virksomhet | Forslag til dimensjoner |
|---|---|
| Arkitekter | Oppdrag og fase |
| Byggebedrifter | Prosjekt og kostnadsart |
| Reklame- og mediebyråer | Kunde og jobb |
| Tekniske konsulenter | Prosjekt og oppdragstype |
| SaaS-selskaper | Produkt og kundesegment |
| Varehandel | Produktgruppe og salgskanal |
Visma Net har en fleksibel struktur for dimensjoner, håndterer flere selskaper og støtter flere valutaer, slik at strukturen kan vokse med selskapet. Trenger du å flytte kostnader mellom dimensjoner i etterkant, kan Confect bygge det som et smart tillegg i systemet du allerede har.
Velger du eller bytter du ERP-system, er dimensjonene et av kravene som skal være med fra begynnelsen. Guide ERP-system går gjennom hvordan du velger, og i Kravspesifikasjon for ERP-system kan du jobbe deg gjennom kravene dine direkte på siden.