Hva koster fakturabehandling? Slik regner du på din egen prosess

Leverandørfakturaene kommer som PDF til en e-postkasse. Noen skriver dem av, noen sender dem til godkjenning, noen matcher dem mot innkjøpsordren og noen bokfører. Hvert steg tar noen minutter. Med hundrevis av fakturaer i måneden blir det en stor del av økonomiavdelingens tid.

Du er ikke alene om det. I en undersøkelse som Trakkster gjorde på oppdrag fra Visma Net blant 784 personer i økonomiavdelinger i svenske bedrifter med 50 millioner til 1 milliard svenske kroner i omsetning (30. september til 4. oktober 2024), svarte 47 prosent at fakturabehandling er det som tar mest tid.

Hva er fakturabehandling?

Fakturabehandling er hele arbeidsflyten fra en leverandørfaktura kommer inn, til den er betalt, bokført og arkivert. Arbeidsflyten har seks steg, og det er i stegene tiden går. Hvor lang tid hvert steg tar, avhenger av hvor mye som gjøres for hånd, og hvor mange fakturaer som kommer inn hver måned.

Hva koster fakturabehandling?

Kostnaden er tid per faktura ganger antall fakturaer ganger timekostnaden. Det finnes ikke noe standardbeløp som gjelder alle, fordi tiden avhenger av hvor mange steg som gjøres for hånd. Tabellen er et regneeksempel med oppdiktede forutsetninger, ikke statistikk. Bytt ut tallene med dine egne.

Mål minuttene hos deg. La to personer notere tiden for ti fakturaer hver, fra fakturaen kommer inn, til den er bokført, og regn ut snittet.

Hvilke kostnader vises ikke i tidsberegningen?

Fire kostnader vises sjelden i tidsberegningen: tapte rabatter, forsinkelsesrente, fakturaer som stopper opp i godkjenningen, og feil som slipper gjennom. De ligger spredt i regnskapet i stedet for på én linje, og derfor forblir de ofte usynlige.

• Tapte rabatter. Eksempel: en leverandør tilbyr 2 prosent rabatt ved betaling innen 10 dager i stedet for 30. Du får 2 kroner for å betale 98 kroner 20 dager tidligere. Regnet som årsrente er det drøyt 37 prosent. Eksempelet er oppdiktet, men regnestykket kan gjøres på dine egne vilkår.
• Forsinkelsesrente. Betaler du for sent, kan leverandøren kreve forsinkelsesrente. Satsen følger av forsinkelsesrenteloven når ikke noe annet er avtalt.
• Godkjenning som stopper opp. En faktura som venter hos en leder som er på ferie eller i møte, blir stående. Da forsinkes betalingen, og risikoen for rente og purringer øker.
• Feil og duplikater. Uten matching mot innkjøpsordre kan feil beløp, duplikater og feil leverandøropplysninger bli bokført, og de oppdages først i avstemmingen.

Hvordan effektiviserer du fakturabehandlingen?

Du effektiviserer fakturabehandlingen ved å fjerne oppgaver en datamaskin kan gjøre: skrive av, matche og minne på. Mennesket skal ta avvikene, altså fakturaene som ikke stemmer med innkjøp eller avtale. Du trenger ikke gjøre alt på én gang. Gjør slik:

1. Ta imot fakturaer på ett sted, som e-faktura eller i en felles innboks, i stedet for i personlige e-postkasser.
2. Les inn fakturaen automatisk i stedet for å skrive den av.
3. Match mot innkjøpsordre eller avtale. Det som stemmer, går videre, og bare avvikene kontrolleres.
4. Godkjenn digitalt, og bestem en stedfortreder for hver godkjenner ved fravær.
5. Styr betalingen etter forfallsdato og eventuell rabatt.
6. Mål minutter per faktura og andelen fakturaer som går gjennom uten at noen må gripe inn.

Visma Net håndterer leverandørfakturaer og e-faktura via Peppol. En forespørsel viser hele livssyklusen til en leverandørfaktura, også etter lukkede perioder, og det hjelper når noen spør hvor en faktura stoppet opp. Anni legger ferdige moduler oppå, blant dem en for leverandørfakturaer som matcher fakturaen mot innkjøp, avtale eller ordre. Anni foreslår, og du godkjenner.

Mangler et steg i standardflyten, for eksempel en handling direkte på leverandørfakturaen, bygger Confect smarte tillegg i systemet dere allerede har. Guiden 10 problemer i økonomiavdelingen går gjennom flere oppgaver der tiden forsvinner, og lar deg regne på din egen avdeling.