En nettbutikk selger. ERP-systemet sørger for at det som ble solgt, også plukkes, sendes, faktureres og bokføres. Når de to ikke henger sammen, skriver noen inn samme ordre to ganger, og beholdningen i nettbutikken stemmer ikke med lageret. Her går du gjennom hva et ERP-system for netthandel er, hva det skal klare, og hvilke spørsmål du stiller før du velger.
Et ERP-system samler økonomi, ordre, lager og innkjøp i ett system. Det kalles ERP-system for netthandel når det er integrert med nettbutikken. Da flyttes ordre, lagerbeholdning, priser og ordrestatus mellom dem uten at noen overfører dem for hånd.
ERP-systemet er ikke nettbutikken. Nettbutikkplattformen, for eksempel Shopify, WooCommerce eller Centra, viser sortimentet og tar imot betalingen. ERP-systemet tar over når ordren er lagt: det holder lageret, innkjøpene og økonomien.
Begynn med kravlisten. Dette er kravene som oftest avgjør:
| Krav | Derfor betyr det noe |
|---|---|
| Ordre fra nettbutikk til ERP-system automatisk | Ingen skriver inn samme ordre to ganger |
| Lagerbeholdning som følger med tilbake til nettbutikken | Dere selger ikke varer som er utsolgt |
| Støtte for lager, plukk og varemottak | Det som ble solgt, skal rekke ut |
| Innkjøp og påfylling | Riktige varer finnes når etterspørselen kommer |
| Økonomi og bokføring i samme system | Salget havner riktig uten avstemming |
| Flere kanaler, for eksempel nett, butikk og bedriftskunder | Samme lager og samme tall overalt |
| Returer og kreditering | Returer håndteres i samme flyt som ordre |
Ranger kravene etter hva som koster mest når det går galt hos dere. For en netthandel med mange ordre er det oftest lagerbeholdningen og ordreflyten.
Flyten fra ordre til bokføring har fem steg:
Poenget er at hvert steg henter informasjonen sin fra samme sted. Da trenger ingen å avstemme lager mot nettbutikk eller ordre mot faktura.
Ta med disse til hver leverandør, og sammenlign svarene skriftlig:
Det er på tide å se på systemet når noe av dette stemmer:
Ingen har bestemt at dere skal jobbe slik. Det ble slik da nettbutikken kom til, ett system om gangen. Kravlisten over er et godt utgangspunkt for å se hva et nytt system må løse. Les også Bytte ERP-system: slik vet du at det er på tide.
Kostnaden består av flere poster: lisens, implementering, integrasjonen mot nettbutikken, eventuelle tillegg for lager og innkjøp, og løpende support. Be om alle poster skriftlig, og regn på total kostnad over flere år, ikke bare lisensen.
Spør også hva som skjer med kostnaden når dere vokser: flere brukere, flere ordre eller flere kanaler. En pris som bare gjelder det første året, sier lite om hva systemet koster i virkeligheten.
Sammenlign systemer på de samme kravene, i samme rekkefølge. Vi har samlet sammenligninger mellom Visma Net og andre ERP-systemer, blant andre Tripletex, Visma Global og Visma Business, på en oversiktsside. Bruk kravlisten din som mal, slik at sammenligningen handler om det dere trenger, og ikke om det leverandøren vil vise.