Få selskaper bytter ERP-system fordi det er gøy. De bytter når hverdagen er blitt mer tungvint enn byttet. Her er tegnene som oftest ligger bak, hvordan du veier dem, og hva du gjør hvis svaret blir ja.
Det er på tide når systemet koster dere mer tid, penger eller kontroll enn et bytte ville gjort. Et gammelt system er ingen grunn i seg selv. Et system som stopper veksten, er det. Det gjelder enten dere kaller det ERP-system eller økonomisystem. Tabellen viser seks tegn, og hva de betyr i praksis.
| Tegn | Slik merkes det i hverdagen |
|---|---|
| Opplysninger skrives inn to ganger | Ordre, kunder eller artikler registreres i flere systemer |
| Rapporter bygges i Excel | Tallene stemmer først etter at noen har sammenstilt dem |
| Integrasjonene slutter å virke | Hver oppgradering krever at noen reparerer integrasjoner |
| Systemet tåler ikke veksten | Nye selskaper, valutaer eller lagre kan ikke legges til |
| Ingen tør å oppgradere | Systemet står igjen på en gammel versjon |
| Få forstår systemet | Kunnskapen sitter hos én medarbeider |
Ett eller to av tegnene kan dere leve med en stund. Fire eller flere betyr at dere allerede betaler for det gamle systemet hver måned, i arbeidstid og i dårligere beslutningsgrunnlag.
Regn på det. Ta tiden som går med til dobbeltregistrering og manuelle rapporter hver måned, ganger timekostnaden, ganger antall måneder til dere kunne vært i gang med et nytt system. Det er kostnaden ved å vente. Bruk deres eget tall, ikke et snitt.
Eksempel på oppsettet, ikke data: Bruker to personer til sammen ti timer i måneden på å overføre opplysninger for hånd, blir det 120 timer på et år. Gjør samme utregning for deres rutiner, så ser dere om byttet lønner seg.
Et bytte følger i grove trekk de samme stegene uansett system.
Hvordan hvert steg foregår hos Confect, er beskrevet i Hele reisen med Confect.
De fleste bytter som går galt, gjør det før avtalen, ikke etter. Fire feil går igjen.
En kravliste som skrives for tidlig, beskriver hvordan dere jobber i dag, ikke hva dere vil oppnå. Begynn med spørsmålene: Hva hindrer dere i å vokse, hvilke rutiner tar for lang tid, og hvor forsvinner opplysninger mellom systemene? Kravene følger av svarene.
En god demo sier lite om hvordan innføringen går. Spør hvem som gjør jobben, hva de har gjort i deres bransje, og hva som skjer når noe går galt etter driftsstart. Be om å få snakke med en eksisterende kunde.
Spør hva partneren gjør, og hva dere forventes å gjøre. Svaret avgjør hvor mye av tiden til nøkkelpersonene deres som går med. Det skal stå i planen før dere signerer.
Et bytte er den beste anledningen til å fjerne duplikater, gamle artikler og en kontoplan som har vokst av seg selv. Ryddige og strukturerte data er også det AI-funksjoner trenger for å gi riktige svar.
Den vanligste feilen ved et bytte er at systemet byttes, men hverdagen blir den samme. De samme manuelle stegene, bare i et nyere grensesnitt. Ingen har bestemt at en rutine skal leve videre. Den følger med fordi ingen har spurt.
Spør derfor ved hver rutine: Trengs den, og hvorfor? Rutiner som finnes fordi det gamle systemet krevde dem, kan forsvinne. Rutiner som dekker et reelt behov, bygger dere inn i det nye systemet. Gjør det før dere bygger, ikke etter.
Dere bestemmer hva som flyttes. Oftest er det kunder, leverandører, artikler, åpne poster og saldoer. Bestem også hva som skal skje med eldre historikk, siden alt sjelden trenger å inn i det nye systemet.
Rydd før flyttingen, og kontroller summene etterpå, slik at reskontro og saldoer stemmer med det gamle systemet.
Sett målet før dere bytter. Et tall med en dato, for eksempel at månedsavslutningen skal være klar på fem arbeidsdager. Bestem hvilken rapport i systemet som viser resultatet. Ellers vet dere etterpå bare at systemet er nytt.
Confect setter et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, jobber vi videre til det er nådd, uten å fakturere mer.
Det kommer an på selskapet, men tre krav går igjen. Systemet skal være skybasert, slik at oppdateringene skjer løpende. Det skal ha ferdige integrasjoner mot CRM, lager og banker. Og det skal være mulig å vokse i, med flere brukere og selskaper uten et nytt systembytte. Les hvordan Visma Net er bygget opp, eller sammenlign det med andre systemer på sammenligningssidene. Bytter dere fra et bestemt system, finnes det sammenligninger for blant annet Tripletex, Visma Global og Visma Business.