Hver innbetaling skal høre sammen med en faktura, og hver utbetaling med en leverandørfaktura eller et utlegg. Gjøres det for hånd, konto for konto, vokser bankavstemmingen med antall transaksjoner.
Bankavstemming er en kontroll av at saldoen på bankkontoen i regnskapet er den samme som saldoen i banken, og at hver forskjell er forklart. I Norsk Standard Kontoplan (NS 4102) ligger driftskontoen normalt på konto 1920. Forskjeller har som regel fire årsaker:
| Forskjell | Eksempel | Tiltak |
|---|---|---|
| Bokført, men ikke i banken | Utbetaling med betalingsdato i neste periode | Før opp som utestående, og følg opp |
| I banken, men ikke bokført | Bankgebyr, rente eller innbetaling uten referanse | Bokfør, eller match mot riktig faktura |
| Feil beløp | Delbetaling, fradrag eller valutadifferanse | Bokfør differansen |
| Dobbel post | Samme betaling bokført to ganger | Korriger |
Hent kontoutskriften, sammenlign saldoen med regnskapet, match hver transaksjon mot en bokført post, og forklar det som blir til overs. Gjør det løpende, ikke bare ved månedsskiftet, så finner du feil mens underlaget fortsatt finnes. Stegene:
Kostnaden er tiden per konto og dag ganger antall kontoer og arbeidsdager, ganger timekostnaden. I tillegg kommer tiden det tar å finne en differanse som oppdages sent. Regneeksempelet nedenfor har oppdiktede forutsetninger og er ikke statistikk. Bytt ut tallene med dine egne.
| Steg | Eksempel |
|---|---|
| Bankkontoer | 3 |
| Minutter per konto og arbeidsdag | 15 |
| Arbeidsdager per måned | 21 |
| Timer per måned (3 × 15 × 21 minutter) | 15,75 |
| Timekostnad | 500 kr |
| Kostnad per måned | 7 875 kr |
| Kostnad per år | 94 500 kr |
Flere kontoer og flere valutaer gjør arbeidet tyngre, fordi hver valuta gir egne kurser og differanser å forklare. Mål hos deg i en måned. Skriv opp tiden per konto og hvilke poster som tar lengst tid.
Du automatiserer i tre ledd: bankdata leses inn uten at noen laster ned filer, betalinger matches mot riktig faktura på referanse, og mennesket håndterer bare avvikene. Hvor langt matchingen går, avhenger av hvordan systemet er satt opp, og hvilke referanser betalingene har. Betalinger uten referanse og delbetalinger krever fortsatt en person.
Visma Net har bankintegrasjon, håndterer flere valutaer og flere bankkontoer og er bygget for betalingsformatene til nordiske banker. Bankintegrasjonen henter dagens innbetalinger, så ingen trenger å logge inn i banken og laste ned en fil. Du kan se hvor mye av prosessen fra innkjøp til betaling som allerede er automatisert, i selskapets dashbord for automatiseringsnivå.
Kommer betalingsdata fra et sted bankintegrasjonen ikke dekker, for eksempel kontoutskrifter fra et factoringselskap, kan et smart tillegg lese dem inn i systemet du allerede har.
Bankavstemmingen er en av mange oppgaver som tar tid i en økonomiavdeling. Guiden 10 problemer i økonomiavdelingen går gjennom ti av dem, og hvordan de løses. Og før noe bygges, går Confect gjennom hvilke rutiner du trenger i det hele tatt. Det kan du følge i Hele reisen med Confect.