Det finnes oppgaver i enhver virksomhet som gjøres for hånd fordi ingen har bestemt noe annet. En faktura skrives av, en ordre legges inn fra en e-post, et underlag sendes videre. Automatisering handler om å velge hvilke av dem som skal flyttes til systemet, og gjøre det i en rekkefølge som gir resultater.
Automatisering av forretningsprosesser er å la systemet utføre gjentakende oppgaver som ellers gjøres for hånd. Det kan være regelstyrt, der systemet gjør det samme hver gang, eller støttet av AI, der systemet leser og foreslår.
ERP-systemet er et godt sted å begynne, fordi prosessene allerede ligger der. Visma Net automatiserer over 170 rutiner, og du kan bygge videre med tillegg der standardfunksjonen ikke strekker til.
Velg etter fire kriterier. Oppgaven skal være gjentakende, regelstyrt, tidkrevende og bygge på data som stemmer. Ikke begynn med det som er mest komplisert. Begynn med det som tar mest tid og har tydelige regler.
| Prosess | Hvorfor den passer | Hva som kreves |
|---|---|---|
| Leverandørfakturaer | Høyt volum, tydelige regler | Riktig leverandørregister, godkjenningsregler |
| Ordreregistrering | Samme oppgave hver gang | Vare- og kundedata som stemmer |
| Innkjøp | Regelstyrt, ofte gjentakende | Bestillingsregler, leverandørdata |
| Avstemminger | Tidkrevende, regelstyrt | Bankdata, tydelige regler for matching |
| Utsending av rapporter | Samme rapport til de samme personene | Ferdige rapporter, mottakerlister |
Spør teamet hvilken oppgave de helst ville sluppet. Det er ofte riktig svar. Mål deretter hvor lang tid den tar per uke. En oppgave som tar fem minutter én gang i uken, er ikke verdt å automatisere. En som tar to timer hver dag, er det.
Eksempel med oppdiktede tall: en oppgave tar ti minutter og gjøres 50 ganger i uken. Det blir drøyt åtte timer i uken. Etter automatisering står kontrollen av avvik igjen. Det er den forskjellen du sammenligner med kostnaden for å bygge arbeidsflyten.
Leverandørfakturaer og ordre er de vanligste startpunktene, fordi volumet er høyt og oppgavene ser like ut. Anni er en modulplattform som legges oppå ERP-systemet og leser og skriver direkte der. Anni leser leverandørfakturaen, matcher den mot innkjøp eller avtale og foreslår kontering. En bestilling på e-post kan bli ordre uten avskrift, og en kollega kontrollerer den.
Prinsippet er at systemet foreslår, og en person godkjenner. Hvert steg logges. Da kan du stole på arbeidsflyten og likevel se hva som skjedde.
Mange manuelle oppgaver finnes mellom systemer: en opplysning skrives av fra ett system til et annet. Det er ofte det beste stedet å automatisere. En integrasjon som overfører data automatisk, fjerner dobbeltregistreringen og reduserer risikoen for feil.
Begynn med integrasjonene som sparer mest manuelt arbeid, for eksempel mellom CRM og økonomi eller mellom prosjekt og faktura. Der standardfunksjonen mangler, kan et smart tillegg bygge det som trengs i systemet dere allerede bruker. Les mer om integrasjoner.
Mål hvor stor del av en prosess som skjer uten manuelt arbeid. I Visma Net finnes et dashbord for automatiseringsnivå som viser selskapets automatiseringsgrad i sanntid for prosessen fra innkjøp til betaling. Det dekker innkjøp til betaling, ikke hele virksomheten.
En automatiseringsgrad er et tall du kan følge og sette et mål for. Mål også ledetiden, altså hvor lang tid en arbeidsflyt tar fra start til slutt, og antall feil. Tallene viser om automatiseringen faktisk gjorde en forskjell. Les mer om Visma Net.
Automatisering skal aldri bety at kontrollen forsvinner. Bestem hva systemet får lese, hva det får endre, og hvilke steg som alltid krever godkjenning fra et menneske, særlig alt som påvirker bokføring og betaling. Sørg for at hver handling logges med hvem, når og hva.
Riktige data før automatikk. Automatikk på dårlige data gir feil raskere. Kontroller derfor leverandørregister, varedata og tilganger før du slår på en arbeidsflyt.