En ERP-partner er selskapet som implementerer, tilpasser og ofte forvalter ERP-systemet deres. Valget av partner påvirker resultatet like mye som valget av system. Samme system kan fungere svært ulikt, avhengig av hvem som implementerer det.
Fire ting veier tyngst: hvordan partneren er spesialisert, hvordan arbeidet prises, hva som gjelder etter oppstart, og om dere får snakke med selskaper som ligner deres. Tabellen viser hva du bør spørre om, og hvordan et godt svar høres ut.
| Spørsmål | Et godt svar |
|---|---|
| Hvilke systemer kan dere til bunns? | Ett eller få systemer, med konsulenter som har jobbet med dem lenge |
| Hvordan prises implementeringen? | En pris før start, og tydelig hva som inngår |
| Hvem svarer etter oppstart? | Et navn og en vei inn, ikke bare et telefonnummer |
| Hvordan håndteres nye ønsker? | De prises åpent før arbeidet starter |
| Kan vi snakke med selskaper som ligner vårt? | Ja, og partneren forteller også hva som var vanskelig |
Velg en spesialisert partner når systemet er avgjørende for virksomheten og dere vil ha konsulenter som jobber med det hver dag. En spesialist kan de få systemene sine til bunns og kjenner igjen spørsmålene deres. Et stort IT-konsulentselskap kan være riktig når ERP-systemet bare er en liten del av en større IT-leveranse.
Spør i begge tilfeller hvem som faktisk kommer til å jobbe hos dere. Be om navn og erfaring, ikke bare selskapets referanseliste. Hos Confect er det Visma Net, Severa, HubSpot og Anni vi jobber med. Konsulentene våre gjennomførte den aller første Visma Net-implementeringen og har siden gjennomført flere enn 300.
Et skybasert ERP-system oppdateres løpende, så partneren skal ikke bare implementere systemet, men følge med etter oppstart. Spør hvordan partneren håndterer nye versjoner, hvilke integrasjoner som er ferdige, og hvordan dere får hjelp når noe endres hos leverandøren.
Spør også hvordan flyttingen legges opp: hva som ryddes, hva som flyttes, og hvordan dere kontrollerer at summene stemmer etterpå. En partner som går rett på verktøyene uten å spørre om rutinene, går glipp av det som avgjør om systemet blir brukt. Les hvordan Confect legger opp arbeidet i Hele reisen med Confect.
Go-live er dagen systemet tas i bruk. Forretningsverdien kommer etter den. Spør derfor hva partneren har ansvar for etter oppstart: support, oppfølging av at systemet brukes som tenkt, og hjelp når selskapet endrer seg.
Be om det skriftlig, og regn ut hva det koster over flere år, ikke bare i prosjektet. En lav implementeringspris fulgt av dyr løpende hjelp kan bli dyrere enn en høyere pris med et tydelig opplegg. Hos Confect gjelder fast pris på implementeringen. Lisenser og eventuelle tredjepartskostnader er egne, kjente poster.
Dataene i ERP-systemet blir beslutningsstøtte først når noen bygger rapportene og vet hvilke spørsmål ledelsen stiller. Be partneren vise hvordan rapporteringen er bygget opp i systemet, hvilke rapporter som er ferdige, og hvordan nye lages. Spør hvem hos partneren som kan sitte sammen med økonomisjefen og bygge det som mangler.
For selskaper som bruker Visma Net, finnes det rapportering og dashbord å bygge på. Spør alltid hva som inngår i lisensen, og hva som er tillegg, slik at du sammenligner det samme.
Send de samme spørsmålene til begge, og be om skriftlige svar. Be begge prise samme omfang. Snakk med minst én referanse fra hver partner, helst et selskap av deres type, og spør hva som var vanskeligst. En partner som bare har gode ting å fortelle, har sjelden gjort mange prosjekter.
Trenger du hjelp til å formulere kravene, finnes kravspesifikasjonen for ERP-system.