Forenkle timeregistreringen: timer og utlegg i prosjekt

Timeregistrering er den minst glamorøse oppgaven i en prosjektbedrift. Den som registrerer, vil bli ferdig. Den som fakturerer, trenger at det stemmer. Når registreringen er tungvint, blir den sen, og sene timer blir gjettede timer.

Hvorfor blir timeregistreringen feil?

De fleste feilene har samme årsak: registreringen skjer lenge etter arbeidet. Fredag ettermiddag husker ingen nøyaktig hva som ble gjort på tirsdag. Tre vanlige forklaringer følger med den rutinen.

• Det er uklart hvilket prosjekt eller hvilken aktivitet timene hører til, så de havner omtrent riktig.
• Timer og utlegg registreres på to ulike steder, og det ene glemmes.
• Den som godkjenner timene, ser dem først når fakturaen skal lages.

Resultatet er fakturagrunnlag noen må rette for hånd, og timer som aldri når kunden.

Hvordan forenkler du timeregistreringen?

1. Registrer daglig. To minutter hver dag gir riktigere timer enn tjue minutter på fredag.
2. Gjør det raskt å velge. Vis bare prosjektene og aktivitetene personen faktisk er booket på.
3. La registreringen skje der personen er. Mobilen i kundemøtet slår PC-en på kontoret.
4. Godkjenn ukentlig. Prosjektlederen går gjennom timene per prosjekt mens uken er fersk.
5. Knytt timene til fakturagrunnlaget. Det som er godkjent, skal gå videre uten omtolkning.

Hvordan håndterer du utlegg og kvitteringer digitalt?

Håndter utlegg i samme arbeidsflyt som timer, slik at de havner på samme prosjekt. Kvitteringen fotograferes når utlegget oppstår, knyttes til prosjektet og godkjennes av en ansvarlig. Da finnes grunnlaget fortsatt når utlegget skal viderefaktureres, og ingen leter etter kvitteringer ved månedsskiftet.

Hvordan godkjenner du timer for et prosjekt?

Godkjenningen gjøres av den som har ansvaret for prosjektet, som regel prosjektlederen. Prosjektlederen går gjennom ukens registrerte timer per prosjekt, kontrollerer mot planen og godkjenner eller sender tilbake. Godkjente timer blir grunnlag for fakturaen. En fast ukentlig frist for godkjenningen gjør at timene aldri rekker å bli gamle. Les også om kostnadsoppfølging i prosjekt.

Hvordan lager du en timerapport for en bestemt kunde?

Timer skal være knyttet til prosjekt, og prosjekter skal være knyttet til kunde. Da går det an å hente ut alle godkjente timer for en kunde i en periode uten å sortere noe for hånd. Koblingen settes når prosjektet legges inn, ikke når rapporten skal lages.

Hvordan hjelper Severa med timer og utlegg?

Severa er et PSA-system (Professional Services Automation) for prosjektdrevne tjenestebedrifter. Timeregistreringen fungerer på mobil og PC, og utlegg knyttes direkte til prosjektet. Severa lager fakturagrunnlag automatisk fra timene og støtter timepris, fast pris og retainer i samme system. Severa integreres dessuten med Visma Net og med lønnssystem.

Du kan også flytte timeregistreringen dit du allerede jobber. Severa MCP er en integrasjon som lar AI-assistenter, for eksempel Claude eller Microsoft Copilot, hente og registrere data i Severa. MCP er en standard som lar AI-assistenter jobbe mot andre systemer.

Hver endring vises først og lagres først når du har godkjent den. Dine egne tilganger i Severa gjelder ved hver forespørsel, og ingenting kan slettes via integrasjonen.

Hva gjør du hvis timene ligger i Excel eller et eldre system?

Du trenger ikke bytte alt på én gang, men du må vite hva som skal flyttes. Det er som regel prosjekter, kunder og pågående oppdrag, ikke all historikk. Les mer om Severa og hva som pleier å følge med ved et bytte.