Ingen prosjekter går nøyaktig etter planen. Noen blir syke, en kunde flytter en frist, og et nytt oppdrag lander midt i uken. Ressursallokering er måten å møte det på uten at noen dobbeltbookes eller sitter uten oppgaver.
Ressursallokering er å fordele ressursene du har, først og fremst personer og tiden deres, på prosjektene og oppgavene som skal gjøres. Tre begreper henger sammen. Kapasitet er tiden en person har tilgjengelig. Etterspørsel er tiden prosjektene krever. Allokering er koblingen mellom de to.
Ressursplanlegging betyr i praksis det samme, men ser lenger fram. Allokeringen er beslutningen om hvem som gjør hva denne uken. Planleggingen viser om kapasiteten strekker til neste kvartal.
Allokeringen avgjør om prosjektene blir ferdige i tide, og om selskapet tjener penger på dem. En overbooket person leverer for sent. En underbooket person har tid som ikke kan faktureres. Begge deler vises først når det allerede har kostet.
| Situasjon | Hva som skjer | Det du ser |
|---|---|---|
| Overbooket person | Leveranser forsinkes, og kvaliteten faller | Overtid og frister som ryker |
| Underbooket person | Tilgjengelig tid faktureres ikke | Lav faktureringsgrad |
| Feil kompetanse på oppdraget | Arbeidet tar lengre tid enn budsjettert | Omarbeid og ekstra gjennomganger |
Faktureringsgrad er andelen av en persons tilgjengelige tid som faktureres kunde.
Begynn med tiden som faktisk kan bookes. Det er sjelden alle timene i arbeidsuken.
Eksempel (oppdiktede tall, bare for å vise regnemåten): En konsulent jobber 40 timer i uken. Fire timer går til interne møter og administrasjon, så 36 timer kan allokeres. Er hun booket på 30 timer, er det 6 timer igjen å fordele. Er hun booket på 40 timer, er hun overbooket med 4 timer.
| Mål | Hva det viser | Spørsmålet det svarer på |
|---|---|---|
| Kapasitet | Tilgjengelig tid per person | Hvor mye kan vi ta på oss? |
| Allokert tid | Tid som allerede er booket | Hva er allerede solgt og planlagt? |
| Faktureringsgrad | Andel tid som faktureres | Tjener vi på tiden vi har? |
| Planlagt mot faktisk | Forskjellen mellom plan og virkelighet | Holder anslagene våre? |
Allokeringen blir bare så god som grunnlaget. Ligger kapasitet, prosjekter og timer i tre ulike ark, må noen sammenstille dem for hånd. Da er bildet gammelt når det er ferdig.
Severa er et PSA-system (Professional Services Automation) for prosjektdrevne tjenestebedrifter. Ressursplanleggingen bygger på kapasitetsplanlegging og kompetansebasert allokering, og den bruker de samme prosjektdataene som budsjett, timeregistrering og fakturering. Du ser planlagt mot faktisk uten å sammenstille noe.
Severa MCP er en integrasjon som lar AI-assistenter, for eksempel Claude eller Microsoft Copilot, hente og registrere data i Severa. Du kan spørre hvordan kapasiteten ser ut neste uke, med egne ord, og få svar fra oppdaterte data. Du kan også overlate arbeidet, for eksempel å legge inn en ressursallokering. Hver endring vises først og lagres først når du har godkjent den. Dine egne tilganger i Severa gjelder ved hver forespørsel, og ingenting kan slettes via integrasjonen.
For et lite team med få prosjekter holder et ark. Problemene begynner når prosjektene blir flere. Arket oppdateres av én person, det er ikke koblet til timeregistreringen, og prognosen regnes ut for hånd.
Vil du sammenligne hva et prosjektsystem må kunne, finnes kravspesifikasjonen for prosjektsystem, som du kan gå gjennom i ditt eget tempo. Guiden Prosjektbedrifter jobber ineffektivt bygger på en undersøkelse nSight gjorde for Visma blant 190 svenske prosjektbedrifter, og viser hvordan selskapene styrer prosjektene sine i dag.