Styret vil se lønnsomhet per prosjekt. Noen logger inn i prosjektsystemet, noen eksporterer fra økonomisystemet, og noen sammenstiller i Excel. Dagen etter endres et tall, og rapporten lages på nytt. Det er ikke en tidsplan som har sporet av. Det er slik arbeidet ser ut når data ligger flere steder.
Data ligger spredt fordi systemene ble kjøpt til ulike jobber: et CRM-system til salg, et prosjektsystem til timer og et økonomisystem til bokføring. Hvert system er godt på sitt, men ingen har helheten. Målet er én felles kilde, på engelsk ofte kalt single source of truth.
Problemet er sjelden at data mangler. Det er at samme ord betyr ulike ting. Omsetning i CRM-systemet er en avtale som er vunnet. Omsetning i økonomisystemet er en faktura som er bokført. Begge er riktige, men de kan ikke sammenlignes uten at noen forklarer forskjellen.
Kostnaden er tiden til alle som er involvert i en rapport, ganger antall rapporter, pluss tiden det tar å rette når tallene ikke stemmer. Regneeksempelet nedenfor har oppdiktede forutsetninger og er ikke statistikk. Bytt ut tallene med dine egne.
| Steg | Eksempel |
|---|---|
| Rapporter per måned som krever data fra flere systemer | 4 |
| Timer per rapport, alle involverte til sammen | 6 |
| Timer per måned (4 × 6) | 24 |
| Timekostnad | 500 kr |
| Kostnad per måned | 12 000 kr |
| Kostnad per år | 144 000 kr |
I tillegg kommer svartiden. Når daglig leder eller styret spør etter et tall, og svaret krever innlogging i flere systemer, tar svaret en dag i stedet for et minutt.
Tallet er ikke unikt for dette eksempelet. I en undersøkelse som Trakkster gjorde på oppdrag fra Visma Net blant 784 personer i økonomiavdelinger i svenske bedrifter med 50 millioner til 1 milliard svenske kroner i omsetning (30. september til 4. oktober 2024), oppga 55 prosent at de bruker minst én arbeidsdag i uken på manuelle, repeterende oppgaver på grunn av utdaterte systemer.
Du har fire veier: sammenstille i Excel, legge et rapportverktøy oppå systemene, rapportere direkte i ERP-systemet eller integrere systemene slik at opplysningen ligger på riktig sted fra starten. Riktig vei avhenger av hvor mange systemer dataene ligger i, og hvor ofte rapporten trengs.
| Vei | Passer når | Begrensning |
|---|---|---|
| Eksport til Excel og sammenstilling | Få rapporter og få systemer | Manuelt, og dataene er gamle når rapporten er ferdig |
| Rapportverktøy oppå flere systemer (BI, business intelligence) | Mange datakilder | Noen må eie datamodellen og holde dataene rene |
| Rapportering i ERP-systemet | Økonomi, lager og ordre ligger i én løsning | Dekker bare det som finnes i systemet |
| Integrere systemene | Samme opplysning trengs flere steder | Krever at ett system eier opplysningen |
Visma Net samler økonomi og logistikk i én løsning, og rapportering inngår i alle pakker, med dashbord og konsernrapporter. Prosjektdata kan ligge i Severa, som integreres med Visma Net, slik at timer og prosjekter vises i økonomien uten at noen overfører dem.
Med AI Connect, en funksjon i Visma Net som Visma lanserte i juni 2026, kan du dessuten stille spørsmål til dataene dine i klartekst med et AI-verktøy. Tilgangene er de samme som i systemet, og AI-verktøyet kan ikke se mer enn brukeren selv.
Begynn med de tre rapportene som tar lengst tid, og gå gjennom dem én om gangen. Du trenger ingen utredning. Det holder med en penn og en uke. Gjør slik:
Guiden 10 problemer i økonomiavdelingen viser hvor tiden pleier å forsvinne, og lar deg regne på din egen avdeling. Og før noe bygges, går Confect gjennom hvilke rutiner du trenger i det hele tatt. Det kan du følge i Hele reisen med Confect.