Et prosjektstyringssystem samler planlegging, timer og oppfølging av prosjekter på ett sted. Det finnes mange typer, og de løser ulike problemer. Valget blir enklere når du vet hvilket spørsmål du vil ha svar på: hvem gjør hva, eller tjener vi penger på prosjektet?
Et prosjektstyringssystem hjelper team med å planlegge, gjennomføre og følge opp prosjekter. Det kalles også prosjektsystem. Enklest er det et oppgaveverktøy: oppgaver, ansvarlige og datoer. Et system for prosjektdrevne tjenestebedrifter, et PSA-system (Professional Services Automation), går lenger og håndterer også timeregistrering, ressursplanlegging, fakturering og prosjektlønnsomhet. Severa er et eksempel på det siste.
Det avhenger av hva du selger. Tabellen viser forskjellen.
| Du trenger | Oppgaveverktøy | PSA-system |
|---|---|---|
| Fordele oppgaver og følge frister | Ja | Ja |
| Registrere timer på prosjekt | Av og til som tillegg | Ja, en del av systemet |
| Se budsjett mot faktiske tall mens prosjektet pågår | Nei | Ja |
| Planlegge hvem som har tid til hva | Begrenset | Ja, ressursplanlegging |
| Lage fakturagrunnlag fra timer | Nei | Ja |
| Fakturere timepris, fast pris og retainer | Nei | Ja |
Fakturerer dere timer, eller vil dere vite om et oppdrag er lønnsomt før det er ferdig, må dere regne på timer og penger. Da holder det sjelden med et oppgaveverktøy.
Et prosjektsystem for tjenestebedrifter trenger fem deler som henger sammen.
Prosjektet får budsjett, faser og milepæler fra start. Tallene oppdateres når timer og kostnader registreres, slik at marginen vises mens oppdraget pågår.
Dere ser hvem som har tid, og hvem som er overbooket, flere uker framover. Kompetanse og tilgjengelighet styrer hvem som bemanner neste oppdrag.
Timene registreres på mobil eller PC, og kvitteringen knyttes til prosjektet med en gang.
Godkjente timer blir fakturagrunnlag uten avskrift. Systemet skal klare timepris, fast pris og retainer.
Faktureringsgrad, prosjektmargin og prognose skal kunne ses uten at noen sammenstiller dem.
Severa har alle fem i samme system.
Excel og et oppgaveverktøy holder når prosjektene er få, teamet er lite, og dere ikke fakturerer timer. Da er spørsmålet hvem som gjør hva, og det klarer et oppgaveverktøy.
Grensen går der dere må vite om oppdraget er lønnsomt før det er ferdig. Tegnene er at kalkylen ligger i ett ark, timene i et annet system, og at fakturagrunnlaget sammenstilles for hånd i slutten av måneden.
Severa passer selskaper fra 10 ansatte som selger tid og kompetanse og har flere prosjekter i gang samtidig.
Gjør slik:
Et grunnlag for kravene finner du i kravspesifikasjonen for prosjektsystem.
Timeregistreringen er det som mater systemet. Registreres timene sent eller feil, blir alle rapportene feil. Se på hvor raskt en konsulent kan registrere, om det går fra mobilen, og om utlegg kan knyttes direkte til prosjektet. Severa har timeregistrering på mobil og PC og utlegg knyttet til prosjekt.
Severa MCP er en integrasjon som tar Severa inn i AI-assistenter som Claude og Microsoft Copilot. Du kan spørre om prosjekter og timer med egne ord og be assistenten registrere timer. Hver endring vises først og lagres først når brukeren har godkjent den, og ingenting kan slettes via integrasjonen.
Kostnaden har tre deler: lisensen, implementeringen og integrasjonene med andre systemer. Lisensen betales per bruker og måned, og prisen avhenger av pakke og antall brukere.
Hos Confect har implementeringen fast pris. Lisenser og tredjepartskostnader er egne, kjente poster. Spør alltid hva som inngår i lisensen, og hva som er tillegg.
Prosjektdata blir nyttige først når de når økonomien. Timer skal bli fakturagrunnlag, og kostnader skal havne riktig i regnskapet. Spør derfor hvordan systemet integreres med ERP-systemet, og hvilke opplysninger som følger med. Severa integreres med Visma Net, slik at timer og prosjekter kan bli fakturaer og bokføring uten at noen overfører dem for hånd.
Les mer om Severa, også om hvordan dere bytter fra et system dere allerede har.