Et arrangement har en dato som ikke kan flyttes. Det skiller det fra de fleste prosjekter. Arbeidet kan ikke dra ut en uke, for gjestene kommer uansett. Derfor krever prosjektledelse av arrangementer en plan som kan følges dag for dag.
En prosjektleder for arrangementer har ansvaret for at arrangementet blir gjennomført etter mål, budsjett og tidsplan. Det betyr å sette målet, bryte arbeidet ned i oppgaver, booke og følge opp leverandører, holde budsjettet og kommunisere med alle involverte. Prosjektledelse og planlegging av arrangementer brukes ofte om det samme. Prosjektledelsen legger til oppfølging av tid, kostnad og risiko.
En prosjektplan for et arrangement samler mål, tidsplan, oppgaver, budsjett, ansvarlige og risikoer på ett sted. Bygg tidsplanen bakover fra arrangementsdagen. Da ser du hva som må være ferdig når, og hvilke beslutninger som blokkerer andre.
| Tid før arrangementet | Aktivitet | Resultat |
|---|---|---|
| Lenge før | Mål, dato, sted og budsjett | Beslutningsgrunnlag og rammer |
| Under forberedelsene | Leverandører, program og kommunikasjon | Bookinger og invitasjoner |
| Uken før | Kjøreplan, bemanning og siste kontroller | Et ferdig manus for dagen |
| Etter arrangementet | Evaluering og gjennomgang mot budsjett | Lærdommer og grunnlag for neste arrangement |
Tabellen er et eksempel på opplegg. Juster tidene etter størrelsen på arrangementet.
Lag budsjettet per kostnadspost, og følg opp hver post for seg. Ett budsjett for hele arrangementet skjuler hvilken post som drar av gårde.
Sett alltid av en post for det uforutsette. Et arrangement der alt går etter planen, er uvanlig.
Planlegg for det som kan stoppe arrangementet, og bestem på forhånd hva du gjør. Leverandører kan falle fra, antall gjester kan avvike fra planen, teknikken kan svikte, og for utendørsarrangementer kan været skifte. For hver risiko trenger du en reserveplan og noen som har ansvaret for at den gjennomføres.
Sammenlign budsjett og faktiske tall hver uke, per kostnadspost. Registrer timer og utlegg på arrangementet når de oppstår. Da ser du tidlig om en post går over, og kan flytte penger eller endre omfanget mens det går.
Byråer og selskaper som jobber i prosjekter, kan gjøre det i et prosjektsystem. Severa er et PSA-system (Professional Services Automation) for prosjektdrevne tjenestebedrifter. Du legger inn prosjektet med budsjett, faser og milepæler, for eksempel arrangementsdato og leveranser. Timer og utlegg knyttes til prosjektet, og de faktiske tallene mot budsjett vises i sanntid.
For enkeltstående arrangementer holder ofte et regneark. Behovet for et system kommer når du driver flere arrangementer og oppdrag parallelt og må se marginen per oppdrag. Hvilke krav du bør stille, kan du gå gjennom i kravspesifikasjonen for prosjektsystem. Guiden Prosjektbedrifter jobber ineffektivt bygger på en undersøkelse nSight gjorde for Visma blant 190 svenske prosjektbedrifter.