Et prosjekt kan se friskt ut hele veien og likevel ende med tap. Årsaken er som regel at kostnadene vises for sent. Når rapporten kommer, er pengene allerede brukt. Kostnadsoppfølging handler om å se avviket mens du fortsatt kan gjøre noe med det.
Kostnadsoppfølging er å sammenligne hva prosjektet har kostet så langt, med det du budsjetterte, og å regne ut hva som gjenstår. Fire begreper inngår. Budsjett er den planlagte kostnaden. Faktiske tall er kostnaden så langt. Prognose er din beste vurdering av sluttkostnaden. Avvik er forskjellen mellom budsjett og prognose.
Det er det samme som økonomisk oppfølging og budsjettoppfølging, men på prosjektnivå. Du følger hvert prosjekt for seg, ikke bare selskapet som helhet.
Alle kostnader som hører til prosjektet, og de skal havne på riktig prosjekt når de oppstår. Det er de som oftest mangler.
| Kostnadstype | Hvor den oppstår | Slik havner den på prosjektet |
|---|---|---|
| Personaltid | Timeregistreringen | Timene registreres direkte på prosjektet |
| Utlegg | Kvitteringer og reiseregninger | Utlegget knyttes til prosjektet |
| Underkonsulenter og innkjøp | Leverandørfakturaer | Fakturaen konteres på prosjektet |
| Internt arbeid | Møter og administrasjon | Timene registreres som egen post |
Den enkleste prognosen deler kostnadene så langt på hvor stor del av arbeidet som er ferdig.
Eksempel (oppdiktede tall, bare for å vise regnemåten): Budsjettet er 400 000 kr. Så langt har prosjektet kostet 250 000 kr, og 60 prosent av arbeidet er ferdig. Prognosen for sluttkostnaden blir 250 000 delt på 0,6, altså cirka 416 700 kr. Det er 16 700 kr over budsjett. Det kan rettes hvis du ser det nå, og ikke etter levering.
Prognosen blir bare så god som vurderingen av hvor mye som er ferdig. Be den som gjør arbeidet, om å anslå gjenstående arbeid, ikke bare andelen som er utført.
Månedsrapporten viser forrige måned. Et avvik som oppsto i begynnelsen av måneden, vises i beste fall tre uker senere, og da har mer arbeid rukket å bli utført på samme måte. I mellomtiden har ingen kunnet endre noe.
Kostnadsoppfølging som fungerer, bygger på data som oppdateres når arbeidet skjer. Da kan prosjektlederen se situasjonen i dag, ikke etter neste månedsavslutning.
Severa er et PSA-system (Professional Services Automation) for prosjektdrevne tjenestebedrifter. Du legger inn prosjektet med budsjett, faser og milepæler. Timer og utlegg knyttes direkte til prosjektet, og du ser de faktiske tallene mot budsjett i sanntid. Prosjektmarginen og prognosen vises uten at du venter på månedsrapporten.
Severa integreres med Visma Net, slik at økonomien og prosjektdataene henger sammen. Vil du sammenligne hva et prosjektsystem må kunne, finnes kravspesifikasjonen for prosjektsystem. Guiden Prosjektbedrifter jobber ineffektivt bygger på en undersøkelse nSight gjorde for Visma blant 190 svenske prosjektbedrifter.
For et enkelt prosjekt går det. Med flere prosjekter og flere personer som registrerer, blir arket vanskelig å holde oppdatert. Kostnader fra timeregistrering, utlegg og leverandørfakturaer må føres inn for hånd, og noen må kontrollere at alt havner på riktig prosjekt. Da følger du opp det som rakk å bli ført inn, ikke det som har skjedd.