Et vanlig opplegg er at hvert selskap sender en fil hver måned, noen legger dem sammen, og noen andre prøver å få tallene til å stemme. Det fungerer, men det tar tid, og det ryker når et selskap endrer en linje. Her er hva konsernrapportering består av, og hvordan du gjør den raskere.
Konsernrapportering er sammenstillingen av økonomien til morselskapet og datterselskapene i én rapport for konsernet. Rapporten viser resultat, balanse og nøkkeltall for helheten, og ofte per selskap. Selve sammenslåingen kalles konsolidering.
Konsolidering er mer enn å legge sammen. Interne transaksjoner mellom selskapene, som salg eller lån, skal elimineres, ellers telles de samme pengene to ganger. Har konsernet selskaper med ulike valutaer, skal tallene regnes om til en felles valuta.
| Oppgave | Hva som gjøres | Vanlig problem |
|---|---|---|
| Felles kontoplan | Alle selskapene bokfører på samme struktur, eller det finnes en kobling mellom strukturene | Selskapene bokfører like hendelser på ulike kontoer |
| Samme kalender | Alle selskapene avslutter på samme tidspunkt | Ett selskap er forsinket, og hele konsernet venter |
| Avstemming av interne poster | Interne fordringer og gjeld avstemmes mellom selskapene | Tallene er ulike, og ingen vet hvorfor |
| Valutaomregning | Utenlandske selskaper regnes om til konsernets valuta | Feil kurs brukes, eller kursen settes for hånd |
| Eliminering | Interne transaksjoner tas ut av konsernets tall | Elimineringen gjøres i en fil bare én person forstår |
| Rapport | Konsernets resultat og balanse tas ut | Rapporten bygges på nytt for hånd hver måned |
Det meste av tiden i konsernrapportering går ikke med til å regne. Den går med til å gjøre selskapenes tall sammenlignbare. En felles kontoplan, eller en tydelig kobling mellom kontoplanene, er grunnmuren. Bestem også en avslutningskalender med dato for hvert steg, slik at alle vet når tallene deres skal være klare.
Dokumenter hva hver konto betyr. Når et selskap oppretter en ny konto, skal det finnes en regel for hvordan den kobles til konsernets struktur. Ellers vokser forskjellene i det stille.
Automatiseringen begynner med at alle selskapene ligger i samme system. I et system med støtte for flere selskaper, flere valutaer og konsoliderte rapporter, som Visma Net, hentes konsernets tall rett fra regnskapet i stedet for fra filer som sendes rundt.
Da slipper du å skrive av det samme tallet to ganger, og omregningen kan følge en regel i stedet for å gjøres for hånd. Hvilke funksjoner du trenger utover det, avhenger av konsernet, og det går vi gjennom i avsnittet nedenfor.
Et system for konsernrapportering skal kunne samle regnskapene til selskapene, håndtere interne transaksjoner og valutaer og gi rapporter som kan følges ned til bilaget. Det skal også ha tilgangsstyring, slik at hvert selskap ser sitt, og konsernledelsen ser helheten.
Kontroller hva som må bygges utenfor systemet. Der en oppgave mangler standardfunksjon, kan et smart tillegg ta over, for eksempel en bestemt omregning eller en intern arbeidsflyt. Da beholder dere systemet og kvitter dere med filen.
Åpenhet betyr at et tall kan følges tilbake til opphavet. Den som kontrollerer rapporten, skal kunne klikke seg fra konsernets resultat til selskapet, kontoen og bilaget. Da går kontrollen raskere, og diskusjonen handler om hva tallene betyr, ikke om de stemmer.
Bygg inn kontroller i stedet for å stole på at noen husker dem. At interne poster går opp mot hverandre, er én kontroll. At summen av selskapene er lik konsernet før eliminering, er en annen. Skriv dem ned, og kjør dem hver måned.
En rapport som kommer ti dager etter månedsskiftet, styrer ingenting. Mål hvor lang tid avslutningen tar, fra siste bokføringsdag til ferdig konsernrapport, og sett et mål for å korte den ned. Verdien av rapporten ligger i at ledelsen kan reagere mens tallene fortsatt er aktuelle.
Sammenlign selskapene på de samme nøkkeltallene, og se på avvikene, ikke på gjennomsnittet. Hvordan avslutningen og andre rutiner i økonomiavdelingen kan gå raskere, finner du samlet i guiden 10 problemer i økonomiavdelingen.