Et ERP-system som tas i bruk, gjør ikke arbeidet lettere av seg selv. Det gjør det først når rutinene er gjennomtenkt, dataene stemmer og brukerne vet hvordan de skal jobbe. Her er det som oftest avgjør, og hva du kan gjøre på forhånd.
En implementering er hele arbeidet fra beslutning til system i drift: kartlegging av rutiner, oppsett og tilpasning, flytting av data, integrasjoner, test, opplæring og oppstart. Lisensen er bare en del. Systemet blir nyttig først når alt det andre er gjort. Derfor er implementeringen like viktig som valget av system.
Stegene er stort sett de samme uansett system:
Hvordan Confect legger opp stegene, står i Hele reisen med Confect. Der ser du også hva vi tar hånd om, og hva vi trenger fra dere.
Det meste som avgjør en implementering, kan gjøres før prosjektet starter. Fem ting bør være på plass.
Mangler ett av punktene, havner spørsmålet i prosjektet i stedet, og der koster det mer tid.
Den vanligste feilen er at de samme manuelle stegene bygges inn i et nytt system. Ingen har bestemt at rutinen skal leve videre, den følger med fordi ingen har spurt. Gå gjennom hver rutine før byggingen, og spør om den trengs.
Partneren kan lede arbeidet, men selskapet må ta beslutningene. Pek ut én person som kan si ja eller nei raskt, og som har satt av tid. Uten den personen stopper spørsmål opp, og tidsplanen sklir.
Flytter dere varer, kunder og leverandører som ingen har brukt på årevis, tar dere med rotet inn i det nye systemet. Bestem hva som skal med, rydd før flyttingen og kontroller summene etterpå.
Et system brukerne ikke forstår, blir ikke brukt, eller blir brukt feil. Planlegg opplæring før oppstart, med deres egne arbeidsflyter som øvelser.
Det er normalt at nye behov dukker opp underveis i prosjektet. Spør derfor på forhånd hvordan endringer håndteres og prises. Hos Confect gjelder fast pris på implementeringen, og nye ønsker prises åpent og på forhånd.
| Oppgave | Partneren | Dere |
|---|---|---|
| Prosjektplan og oppfølging | Leder og holder sammen | Godkjenner |
| Gjennomgang av rutiner | Stiller spørsmålene | Svarer og beslutter |
| Konfigurasjon og integrasjoner | Bygger | Tester |
| Rydde og flytte data | Flytter | Bestemmer hva som skal med |
| Opplæring | Lærer opp | Setter av tid og bruker systemet |
Hos Confect får dere en personlig prosjektleder og en prosjektplan fra start som viser hva som skjer, hvem som har ansvaret, og når det er ferdig.
Det avhenger av fire ting: hvor mange selskaper som skal inn, hvor mange systemer som skal integreres, hvor mye data som skal flyttes, og hvor mye tid dere selv kan bruke. Det siste veier ofte tyngst. Et prosjekt står sjelden stille fordi teknikken drøyer. Det står stille fordi en beslutning drøyer.
Be derfor om en tidsplan der deres egne bidrag står med dato. Regn også på hva ventingen koster.
Eksempel med oppdiktede tall: bruker økonomiavdelingen 30 timer i måneden på manuelle steg som det nye systemet fjerner, koster hver måneds forsinkelse 30 timer. Bytt til deres egne tall.
Et system i drift er ikke et resultat. Resultatet er at noe i hverdagen har blitt bedre, og det kan bare avgjøres hvis målet ble satt på forhånd.
Bestem tre ting før start: hva som skal bli bedre, hvilken rapport eller hvilket mål i systemet som viser det, og når dere måler resultatet mot målet. Da blir målingen en avlesning, ikke en diskusjon.
Hos Confect setter vi et effektmål sammen med dere, til fast pris på implementeringen. Hvis vi ikke når målet innen avtalt tid, jobber vi videre til det er nådd, uten å fakturere mer. Målene følges opp i kundeportalen og på faste effektmøter.
«Vi anslår at vi sparer cirka 20 til 30 timer per måned, samtidig som vi har fått betydelig bedre kontroll og åpenhet i virksomheten.»
Håkan Allvar, daglig leder i H2 Group. Les kundecaset.
Spørsmålene kan stilles uansett system. Les mer om Visma Net hvis du vurderer det, eller bruk kravspesifikasjonen for ERP-system til å skrive ned kravene først.