En leverandørfaktura går gjennom mange hender før den er bokført: noen tar den imot, noen matcher den mot innkjøpet, noen konterer og noen godkjenner. Hver overlevering tar tid og er et sted der feil kan oppstå. Digital fakturabehandling handler om å korte ned kjeden og flytte forarbeidet til systemet.
Digital fakturabehandling er en arbeidsflyt der leverandørfakturaen håndteres elektronisk fra den kommer inn, til den er bokført og betalt. Ingen skriver av opplysninger fra et papir eller en PDF. Systemet leser fakturaen, kontrollerer den og foreslår hvordan den skal konteres.
Det finnes to nivåer. Det enkleste er å ta imot fakturaene elektronisk, for eksempel som EHF via Peppol. Peppol er et internasjonalt nettverk for elektroniske fakturaer, der opplysningene kommer strukturert og ikke må tolkes. Det andre nivået er å automatisere selve behandlingen: matching, kontering og godkjenning.
Stegene er de samme uansett system. Forskjellen ligger i hvor mye av dem som gjøres automatisk, og hvor tydelig du ser hvor en faktura står.
Matchingen er det som sparer mest tid. Et system som vet hvilken innkjøpsordre eller avtale en faktura hører til, kan foreslå konteringen i stedet for at noen leter den opp. Fakturaen er da i praksis forberedt før noen har åpnet den.
Det gjør Anni, en modulplattform som legges oppå ERP-systemet ditt. Anni leser fakturaen, matcher den mot innkjøp, avtale eller ordre og foreslår kontering basert på reglene dine. Anni foreslår, du godkjenner. Hvert steg logges.
Eksempel med oppdiktede tall: et selskap får 400 leverandørfakturaer i måneden, og hver faktura tar seks minutter å skrive av og kontere. Det blir 40 timer. Hvis 300 av fakturaene kan matches og konteres automatisk, blir det 30 timer mindre manuelt arbeid hver måned.
Godkjenning, eller attestering, betyr at en person med fullmakt godkjenner fakturaen før den bokføres. I en digital arbeidsflyt styres det av regler: hvilke fakturaer det gjelder, hva som gjelder for dem, og hvem som godkjenner. Hver enkelt godkjenner opp til sin beløpsgrense, og deretter går fakturaen videre til lederen.
Fire øyne betyr at den som har registrert eller sendt fakturaen, aldri godkjenner den selv. Det er en grunnregel for internkontroll, og den er enklere å følge når systemet håndhever den. Påminnelser og eskalering gjør at fakturaer ikke blir liggende hos noen som er bortreist.
Fakturasvindel kan bety at noen utgir seg for å være en leverandør og endrer bankkontoen på en faktura. Det oppdages hvis systemet sammenligner bankkontoen med den som er registrert på leverandøren. Duplikater fanges ved at systemet sammenligner leverandør, fakturanummer og beløp.
Disse kontrollene bør ligge i arbeidsflyten og ikke være noe noen må huske å gjøre. En faktura som avviker, skal stoppes og vises for et menneske. En kontroll det går an å hoppe over, blir før eller siden hoppet over.
Det går an å måle hvor stor del av prosessen som skjer uten manuelt arbeid. I Visma Net finnes et dashbord for automatiseringsnivå som viser selskapets automatiseringsgrad i sanntid for prosessen fra innkjøp til betaling. Visma Net automatiserer dessuten over 170 rutiner.
En automatiseringsgrad er et tall du kan følge måned for måned, og et godt utgangspunkt når du setter et mål. Mål også tiden fra fakturaen kommer inn, til den er bokført. Da ser du hvor den stopper opp. Les mer om hvordan du kommer i gang i Visma Net, og om hva som ellers bremser økonomiavdelingen, i guiden 10 problemer i økonomiavdelingen.
Begynn med én faktura om gangen. Ta ut ti fakturaer fra forrige måned, og følg dem fra mottak til bokføring. Skriv ned hver overlevering og hver gang noen lette etter informasjon. Det er de stegene du begynner å automatisere.
Sørg for at leverandørregisteret stemmer, med riktig bankkonto og riktig kontering som standard. Automatikk på dårlige data gir feil raskere. Sett deretter godkjenningsreglene, og la systemet foreslå konteringen i en måned før du stoler på den.