Arkitekter selger kunnskapen og tiden sin, men tiden er det vanskeligste å få grep om. Den ligger i skisser, møter og revisjoner, og den registreres ofte i etterkant. Effektiviteten i et kontor avgjøres av hvor godt det kan se hvor tiden blir av.
Tre ting styrer det meste. Først hvordan oppdraget avgrenses og prises, fordi et uklart oppdrag vokser. Deretter hvordan kapasiteten fordeles, slik at riktig person jobber med riktig oppdrag. Til slutt hvor raskt du ser at budsjettet sklir. De tre henger sammen og krever samme grunnlag: oppdrag, timer og budsjett i én flyt.
Oppdragsplanlegging er å fordele personer og tid på kontorets oppdrag slik at leveransene holder. Begynn med tiden som faktisk finnes etter ferie, fravær og internt arbeid. Legg deretter på hva hvert oppdrag krever, uke for uke, og match på kompetanse, slik at riktig person får riktig arbeid.
Et oppdrag trenger et budsjett i kroner og timer, og de faktiske tallene skal sammenlignes med det mens arbeidet pågår. Da ser du hvor et oppdrag drar av gårde, og du kan snakke med oppdragsgiveren eller endre bemanningen i tide. Uten det vises avviket først når oppdraget er ferdig.
| Signal | Hva det kan bety | Det du gjør |
|---|---|---|
| Tallene nærmer seg budsjettet før halve oppdraget | Omfanget har vokst, eller anslaget var lavt | Snakk med oppdragsgiveren om omfang og pris |
| En person er booket over kapasiteten sin | Leveranser kan bli forsinket | Flytt arbeid, eller hent inn hjelp |
| Timer registreres flere dager etter arbeidet | Tallene i systemet er ikke oppdatert | Gjør registreringen kortere og daglig |
Timeregistrering som føles som administrasjon, blir sen og omtrentlig. I et arkitektkontor er det ekstra tydelig, fordi arbeidet ofte deles opp i små biter over mange oppdrag. Registreringen må være enkel, på mobilen eller PC-en, og knyttet direkte til oppdraget. Da blir den gjort mens arbeidet er ferskt.
Severa er et PSA-system (Professional Services Automation) for prosjektdrevne tjenestebedrifter, blant annet arkitekter. Ressursplanlegging og prosjektdata ligger i én flyt, og du ser budsjett og faktiske tall per oppdrag i sanntid. Timeregistreringen fungerer på mobil og PC, og timer og utlegg knyttes direkte til oppdraget.
Severa integreres med Visma Net for økonomien, og en vunnet avtale i HubSpot overføres til Severa og Visma Net. Les mer om hvordan Confect jobber med arkitekter.
For noen få oppdrag og en liten gruppe går det. Når oppdragene blir flere, må noen sammenstille timer, budsjett og kapasitet fra ulike filer, og da viser rapporten situasjonen slik den var. Det er da et prosjektsystem begynner å lønne seg.
Guiden Prosjektbedrifter jobber ineffektivt bygger på en undersøkelse nSight gjorde for Visma blant 190 svenske prosjektbedrifter, og har en egen del for arkitektur og design.