Et ERP-system håndterer økonomi og ofte lager, innkjøp og prosjekt i én løsning. Det er et valg dere lever med i mange år. Likevel velges det ofte ut fra demoen som så best ut. Det går an å gjøre det bedre: skriv først ned hva dere trenger, og sammenlign etterpå.
Begynn med arbeidsmåten, ikke systemet. Gå gjennom rutinene i økonomi, ordre og innkjøp, og skriv ned hvilke dere faktisk trenger. Ingen har bestemt at hver rutine skal følge med inn i det nye systemet. Mange finnes fortsatt av gammel vane.
Det du sitter igjen med, er en kravliste. Et ferdig underlag finnes i kravspesifikasjonen for ERP-system, et verktøy som hjelper deg med å formulere kravene før du snakker med leverandører. Still deretter de samme spørsmålene til alle. Da kan svarene sammenlignes.
Et godt ERP-system passer rutinene deres uten at dere bygger det om for hvert ønske. Fem egenskaper er verdt å prøve hos hver leverandør.
Et skybasert ERP-system kjøres hos leverandøren og oppdateres løpende. Dere slipper egne servere og egne oppgraderingsprosjekter. Spør hvor dataene lagres, og hvem som har ansvaret for driften. Visma Net driftes for eksempel av Visma, med døgnåpent sikkerhetssenter, sertifisering etter ISO 27001:2022 og datasenter i Norge.
Spør hvilke rutiner som er automatisert fra start, og hvilke dere må bygge selv. Visma Net automatiserer over 170 rutiner. Jo flere som allerede finnes, desto mindre må tilpasses.
ERP-systemet skal snakke med CRM, netthandel, lager og bank. Spør hvilke integrasjoner som er ferdige, og hvilke som krever utvikling. Se hvordan integrasjonene ser ut for Visma Net.
Flere selskaper, flere valutaer og flere brukere skal kunne legges til uten å bytte system. Still spørsmålet på ordentlig: hva skjer med systemet og med kostnaden hvis dere dobler antall brukere?
Økonomisjefen og lagerpersonalet skal se forskjellige ting. Spør hvordan roller og tilganger settes, og hvordan endringer logges.
Lag en tabell med de samme radene for alle, og fyll den ut basert på svar du har fått skriftlig.
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hva inngår i lisensen, og hva er tillegg? | Slik at du sammenligner det samme |
| Hvilke rutiner er automatisert fra start? | Viser hvor mye som må tilpasses |
| Hvilke integrasjoner er ferdige? | Forskjellen på en integrasjon og et utviklingsprosjekt |
| Hvordan ser neste oppgradering ut? | I skyen skal den skje løpende |
| Hvem implementerer, og hva koster det? | Implementeringen avgjør hvor raskt systemet gir nytte |
| Hvem svarer når noe går galt? | Du må kjenne veien inn til support |
Vil du se hvordan Visma Net står seg mot andre systemer, finnes det sammenligninger på sammenligningssidene.
Det finnes ikke noe ERP-system som er best for alle. For en bedrift i vekst betyr tre ting mest: at systemet tåler flere brukere, selskaper og valutaer uten et nytt valg, at integrasjonene med CRM og lager finnes, og at kostnaden kan forutses. Se derfor på hele kostnaden over flere år, ikke bare den første lisensen.
Et lite selskap kan ha få krav og klare seg med et enklere system. Det som er riktig i dag, kan bli for trangt om tre år. Spør leverandøren hva som skjer når selskapet vokser ut av det første oppsettet.
Systemet gir nytte først når det er implementert og brukes. Derfor er partneren en del av valget. Spør hvordan partneren legger opp arbeidet, hva som inngår i prisen, og hva som gjelder etter oppstart. Hos Confect gjelder fast pris på implementeringen. Lisenser og eventuelle tredjepartskostnader er egne, kjente poster. Les hvordan arbeidet foregår i Hele reisen med Confect.
Gjør slik:
Det siste steget er det som oftest glemmes. Havner kravlisten i en skuff, mister dere det dere har lært. Vil du lese mer om framgangsmåten, finnes guiden om ERP-system.